| | | |
|
08.05.2008
Непредвиденные расходы
 Проведение специального мероприятия всегда сопряжено с финансовыми затратами, объем которых зависит от множества различных факторов: масштаб проекта, индустрия, в рамках которой он существует, его формат, количество посетителей и так далее. Однако при работе практически над каждым специальным мероприятием организатор в той или иной форме встречается с еще одним видом финансовых затрат - с непредвиденными расходами. Следует отметить, что в рамках реализации ивент-проектов мы довольно часто вспоминаем о них, но в то же время далеко не всегда понятно, чем же они, непредвиденные расходы, являются и как правильно с ними работать. Именно об этом и пойдет речь в нашем сегодняшнем материале.
А начнем мы, пожалуй, с актуальности заявленной темы. Чтобы правильно ее оценить, необходимо понять три основных фактора, связанных с непредвиденными расходами: порой совершенно непонятно, по каким причинам они появляются, зачастую ими сложно управлять и практически невозможно предотвратить, если не сделать заранее определенных шагов еще на стадии pre-event. Кроме того, неготовность организатора решать проблемы, связанные с возникновением дополнительных расходов, может привести к самым печальным последствиям. Как бы то ни было, в некоторых ситуациях непредвиденные расходы могут стать причиной ощутимых проблем, а в некоторых - и вовсе серьезно осложнить жизнь организатору. К примеру, всем нам иногда приходится слышать расхожую фразу: "Получилось реализовать не все, что было запланировано", - причиной вот такого положения вещей как раз и могут стать расходы, которые заставляют организаторов иногда искать новые источники финансирования, а иногда и вносить в проект существенные изменения. Откуда берутся Один из важнейших вопросов, связанных с нашей сегодняшней темой, касается причин возникновения непредвиденных расходов и участков, где это происходит наиболее часто. Иными словами, чтобы уметь решать проблемы, необходимо для начала понимать, откуда они берутся и чем вызваны. Сразу добавим, что в контексте причин возникновения дополнительных расходов очень много зависит от специфики того или иного конкретного специального мероприятия, однако есть ряд стандартных ситуаций, характерных большинству проектов. Первая и, пожалуй, чаще других встречающаяся причина - недобросовестные подрядчики. Любой организатор специальных мероприятий всегда старается работать только с проверенными партнерами, но в то же время иногда нам приходится менять подрядчиков, привлекая новые компании к проекту, и, к сожалению, некоторые из тех, к кому мы можем обратиться, будут соответствовать требованиям. Причем, об этом нам, разумеется, никто не станет сообщать: реальный уровень того или иного подрядчика в подавляющем большинстве случаев проверяется исключительно на практике. Что касается примера, то лично автору настоящего материала пришлось как-то раз наблюдать следующую картину. Одна компания в рамках участия в крупной индустриальной выставке заказала рекламному агентству, с которым до этого никогда не сотрудничала, изготовить крупный баннер, чтобы затем использовать его на стенде. Агентство со своей стороны долго отмалчивалось, пыталось выполнить заказ в рамках того бюджета, который им был сразу озвучен. Однако у специалистов агентства не было совершенно никакого опыта в подобной работе, и в итоге оказалось, что за те деньги, которые просило агентство, изготовить нужный баннер невозможно. Компании-заказчику было озвучено это за 2 дня до мероприятия. Пришлось заказывать баннер уже в другом агентстве, доплачивая лишние деньги за срочность. Наталия Петрова, Креативный центр «Подъёжики»: «Природа появления непредвиденных расходов бывает трех видов. Первое - агентство неправильно спрогнозировало стоимость того или иного ресурса. Второе - форс-мажор (например, непредвиденное изменение погодных условий). Третье - при дальнейшей разработке проекта появляются свежие интересные идеи, заказчик по своему усмотрению либо принимает их, либо нет". Следующая распространенная причина возникновения непредвиденных расходов - недоработка на стадии pre-event. Здесь уже все зависит только от нас и от наших специалистов. Следует также отметить, что имеются в виду недоработки не только и не столько в рамках разработки бюджета, а скорее в рамках разработки самого специального мероприятия, его контента, его технического оснащения, его обслуживания. Для наглядности представим некое корпоративное специальное мероприятие, посвященное, к примеру, дню рождения компании. Формируется контент, считается бюджет, и один из руководителей вскользь упоминает, что неплохо было бы пригласить для шоу-программы что-нибудь танцевальное и экзотическое. Затем, это обсуждается на словах параллельно с согласованием бюджета. В итоге, "что-нибудь танцевальное и экзотическое" остается за бортом бюджета, однако элемент впоследствии включается в программу, что опять же ведет к суете, необходимости решать все в последний момент и, конечно же, к дополнительным расходам. Смирнова Валентина, Агентство Корпоративных Мероприятий rba: "Поскольку event-бизнес в России пока развит слабо, повсеместно приходится сталкиваться с несоблюдением договоренностей. Опытное агентство блокирует недобросовестных подрядчиков, но готовым нужно быть ко всему, поэтому мы закладываем определенные суммы на непредвиденные расходы. Даже если кажется, будто ты предусмотрел все и ничего непредвиденного случится не может, это самое непредвиденное имеет все шансы произойти. Например, необходимо учесть вероятность неожиданного визита милиции или пожарной службы. У вас может быть все чисто, но для упомянутых служб ваше мероприятие – аппетитная кормушка, так что нужно быть готовым откупиться. Такова реальность". И, наконец, третья и последняя причина, о которой пойдет речь в настоящем материале, напрямую связана с корректировками, которые вносятся в проект уже во время его реализации. Фактически любое серьезное изменение в проекте может привести к возникновению дополнительных расходов. И если от двух предыдущих пунктов подстраховаться можно, причем, зачастую вплоть до полного их исключения, то эту причину исключить на 100% невозможно, поэтому с такими расходами, в любом случае, придется работать, и именно о такой работе пойдет речь далее. Что делать В деле решения задач, связанных с непредвиденными расходами, успех во многом зависит от готовности организатора. Иными словами, если мы заранее предпримем определенные меры, то, во-первых, риск их возникновения существенно снизится, а, во-вторых, у нас в руках будет целый арсенал инструментов для исключения любого негативного эффекта на проект. Поэтому первое, на что нам следует обратить внимание, это стадия pre-event, от которой вообще зависит очень многое по всем без исключения компонентам проекта. Смирнова Валентина: "Превентивные меры? Одна из них - это надежные подрядчики. Подробно обсужденные до мероприятия условия работы с подрядчиками – от аниматора до продюсерского центра «звезды». Если это крупное мероприятие, на руках должны быть все необходимые, согласованные с государственными структурами, справочки. Должны быть заранее продуманы все финансовые риски. Работа только по договору, со всеми подрядчиками". Немалая часть event-экспертов придерживается мнения, что одна из наиболее эффективных практик снижения рисков, связанных с дополнительными расходами, заключается в следующем. Если мы организуем специальное мероприятие масштабное, затратное и играющее в деятельности компании значительную роль, то правильным решением будет формирование бюджета проекта таким образом, чтобы в него уже изначально были заложены так называемые "запасные" средства. Логика такого решения проста и вполне понятна: упомянутые деньги в случае необходимости можно направить на погашение тех самых непредвиденных расходов. Что же касается реальной практики использования подобного решения, то нельзя не упомянуть, что многие современные выставки, конференции и крупные развлекательные специальные мероприятия проводятся организаторами с его повсеместным использованием. Кроме того, некоторые event-специалисты предлагают своим клиентам бюджеты, разработанные таким образом, что там всегда остается запас средств на непредвиденные случаи. К слову, здесь ивент-профессионалы заботятся не только о заказчиках, но и о себе, ведь порой дополнительные расходы могут стать следствием и их просчета, хотя этот момент все же крайне индивидуален. Наталия Петрова: "Пример? Три огромные кучи снега прямо перед входом, а в 7 утра должен начаться монтаж декораций. Срочно нашли снегоуборочную машину. Проблема решена… Что же касается оплаты расходов, все просто: если непредвиденные расходы появились из-за нашей недоработки, мы берем их на себя. Если по вине заказчика, это включается в смету по проведению мероприятия". Однако добавим, что описанное решение подойдет далеко не каждому проекту и сможет помочь нам далеко не с каждым видом непредвиденных расходов. Например, в проект было внесено определяющее изменение уже на стадии подготовки, которое стало причиной возникновения дополнительных расходов в таком объеме, который попросту было невозможно предусмотреть заранее. Другими словами, привлекать большие финансовые средства нежелательно, но в то же время необходимо реализовать проект на все 100%. Для таких ситуаций рекомендуется разрабатывать специальное мероприятие так, чтобы оно было максимально гибким в плане возможных корректировок. Смирнова Валентина: "В качестве примера приведу следующий случай. Площадка - Городской парк N. Уже были проведены фактически все монтажные работы, установлены сцены, проведено электричество… Вдруг пришли сотрудники парка и сказали: «Баста! Вас тут быть не должно, сворачивайтесь». После долгих выяснений оказалось, что на следующий день именно на этой полянке было запланировано проведение мероприятия Правительства Москвы. Ночь, темно, ни одного фонаря. Команда монтажников во главе с несчастным event-менеджером буквально на плечах переносят сцену и оборудование на соседнюю полянку. На территорию парка запретили въезд грузовому транспорту агентства, поэтому за всем необходимым приходилось по много раз лазить через заборы. Мероприятие прошло успешно, без заминок. Конечно, клиент был не в восторге, ведь вместо газона нас сметили на щебенку. Но это был единственный вариант. Поменяв площадку на менее живописный вид, мы спасли мероприятие, решив практически безвыходную ситуацию, пускай и ценой дополнительных трат на оплату работы монтажников". Если же продолжить список рекомендаций, то очень важно иметь постоянный контроль над всем, что происходит в рамках проекта. Современная ивент-практика знает множество примеров, когда проблемы с возникновением дополнительных расходов попросту игнорировались организаторами, а в таких ситуациях велик риск что эти проблемы начнут суммироваться наподобие снежного кома. Привести это может к нескольким плачевным финалам. К примеру, проект существенно изменится в негативную сторону, и в нем мало останется от того, что было запланировано, так как у организатора просто не окажется средств для полноценной реализации. А в заключение нам остается добавить пару слов о том, что управление нередвиденными расходами - это еще один ключевой компонент ивент-менеджмента, но в то же время сегодня существует не так много специалистов, способных грамотно решать подобные проблемы, так что если есть возможность воспользоваться помощью опытных профессионалов, то ей не стоит пренебрегать. В то же время по-настоящему серьезные проблемы, связанные с дополнительными расходами, случаются, как правило, в рамках тех ивент-проектов, которые изначально разрабатывались ошибочно и неграмотно.
Анатолий Крысов
Eventmarket.ru: вся правда о мероприятиях
| |
|
| |
|
