Посчитаемся за подарки... Эффективный учет призов, подарков и РОSm при проведении промоакций.

Призы желанны не только тем, кому они предназначены, но и людям случайным. А потому кепки, футболки, кружки и другие милые штучки имеют тенденцию исчезать во время проведения промоакции. Рекламные материалы также теряются, выбрасываются, портятся во время хранения... Грамотный учет помогает навести порядок при раздаче призов и сэкономить значительные средства.

Отсутствие учета на любой акции - это гарантированный хаос. На крупной акции хаос может быть огромным. И виноваты в этом прежде всего обычные человеческие качества: забывчивость, халатность, корысть в конце концов. Без накладных, тетрадей учета, контролеров и кладовщиков, как ни крути, обойтись не удастся. Посмотрим, как не превратить в хаос сам учет.

Срок годности ограничен

Популярными РОSm для проведения акции являются плакаты и листовки — самое простое, что можно придумать. Комплекта документов для их учета как такового нет. Да, собственно, он и не нужен: и те и другие относятся к расходным материалам.

Еще до начала акции призывные плакаты, информирующие о предстоящем мероприятии, размещаются в торговой точке, где будет проходить акция.
Единственным документом учета может являться накладная, в которой указывается количество РОSm для акции. Работает она по принципу «пост сдал - пост принял»: в документе показывается количество привезенных заказчиком плакатов, ответственное за них лицо в фирме-получателе, которая проводит акцию. Строгой же системы отчетности нет.

ВАЖНЫЕ ПРАВИЛА:

1. Один ответственный в один момент времени. Каждый объект учета должен быть подотчетен в один момент времени одному лицу. Ответственность всегда должна быть персонифицирована.

2. Двойная запись. Сведения об объектах учета всегда должны вестись в двух разных документах. Например, выдача призов фиксируется в складской книге и накладной на вывоз товара. Дублирование позволит вам качественно провести сверку и найти потерявшееся и «потерявшееся».

3. Учет должен быть регулярным. Если вы не проводите сверки постоянно - ждите сюрпризов.

4. Каждый сотрудник должен получать под ответственность призы и материалы на сумму, соразмерную его вознаграждению. Супервайзер с заработной платой в 500 долларов в месяц не может хранить дома или в гараже пять домашних кинотеатров или паллету косметических образцов. Не вводите человека в искушение — тем самым вы просто лишаете себя возможности воздействовать на растеряху рублем.

5. Все остатки должны сдаваться ответственными своевременно, под запись и до выдачи заработной платы.

Плакаты изготавливают на определенную акцию. После окончания кампании информация на них устаревает, такие плакаты уже не нужны, они свое отработали — оповестили народ, создали интерес. Поэтому важно проконтролировать своевременное размещение плакатов, иначе весь возврат вы можете смело списывать в убытки.

По-иному обстоит дело с листовками, которые идут под раздачу. Перед началом акции рассчитывается количество возможных контактов, совершаемых одним промоутером: за час, за день, за неделю, за все время проведения рекламной кампании. Все это умножается на количество магазинов, потом на количество промоутеров, и в результате получается реально-приблизительное число листовок. Результат есть тираж, который присылает заказчик вместе с накладной, на основе которой составляется отчет о полученных, выданных и оставшихся экземплярах. Нерозданные листовки ожидает судьба плакатов, т к. информация, размещенная на них, как правило, тоже сиюминутна и применима только к одной акции. Здесь один из главных моментов для заказчика - это максимально правильно рассчитать количество листовок, т. к. после проведения многих акций они остаются коробками, а это затраты, и немалые. Чаще всего расчеты проводит сам заказчик, в редких случаях он обращается к клиент-менеджеру агентства.

Еще больнее, если нераспространенными и затерявшимися на складе оказались толстые полноцветные буклеты и каталоги. Очень часто они именно так и заканчивают свой земной путь на складах дистрибьюторов. Нет чтобы выложить их своевременно в зал или раздать силами промоутеров. Распространение дорогостоящей полиграфии должно четко фиксироваться отчетностью и контролироваться.

Движение, но не броуновское

Одна из основных проблем учета связана с хранением. Хорошо, если у вас есть транспортное средство, которое во время проведения промоакции может появляться в торговой точке два раза в день — привезти призы, а затем увезти что осталось. А если нет такой возможности, а учет проводить надо?

К началу акции в каждый магазин заказчик привозит определенное количество призов. Забрать их с собой промоутеры, как правило, не могут (да и агентство такую практику не поощряет - зачем вводить людей в искушение). Призы остаются в точке. Есть вероятность, что кто-то из персонала воспользуется возможностью приобщиться к тому, что «плохо лежит».

Но существует бумага, регулирующая ежедневный поток призов, - документ учета движения призов на акции.
В нем промоутер пошагово отмечает все операции с получением-выдачей материальных ценностей. Кроме промоутера, документ предлагает временную ответственность администрации магазина или продавца за сохранение «призового фонда». Согласно этому документу промоутер имеет право сдать призы ответственному лицу - представителю торговой точки - под роспись на время своего отсутствия (то есть на ночь) и потом проконтролировать их наличие. Таким образом призы не остаются «бесхозными» ни на минуту - их берегут и промоутер, и торговый работник.
Впрочем, что и говорить, промоутер тоже не безгрешен. Чего не скажешь о беспристрастном документе, где все движения призов подтверждаются чеками. По документу всегда можно проследить, где произошел сбой, если вдруг призы «потерялись».

Ежедневный отчет промоутера

Параллельно с документом учета движения призов промоутер во время работы скрупулезно ведет контроль и составляет ежедневный отчет.

Здесь самим промоутером четко прописаны наименование и количество призов на начало дня. Если в течение акции призы подвозились, это тоже фиксируется. Пункт «выдано за день» элементарно сверить по чекам, если, конечно, это подарок за покупку. Но если это дегустация, сэмплинг, то в отчете фигурируют совсем другие цифры; они приблизительны и вписываются из теоретических расчетов. Но и здесь в конце рабочего времени промоутером заполняется графа «остаток».. Если акция имеет продолжение, то этот остаток, как и призы, сдается материально ответственному лицу, и данные документа на следующий день считаются исходными. Этот отчет промоутером составляется непосредственно для агентства.

В совокупности эти два документа универсальны и способны в общем-то обезопасить и компанию, и промоперсонал. К слову, промоутер и супервайзер в большинстве агентств несут материальную ответственность за сохранность оборудования формы, материалов и призов. Правовые основания для возложения и применения такой отчетности — отдельный вопрос.

Отчетность супервайзера

В большинстве агентств ключевой фигурой «учетной политики» являются супервайзеры. Именно они получают призы и материалы со склада клиента или агентства, осуществляют транспортировку, контролируют промежуточное хранение, сдают остатки. Поэтому необходимо уделить особое внимание тому, чтобы супервайзер получал все по накладным (копия должна оставаться у вас), расписывался в тетради учета и вел собственные подсчеты остатков по утвержденному вами бланку.

Если супервайзер не является вашим штатным сотрудником, будьте вдвойне внимательны. История любого агентства знает много случаев, когда новоявленные контролеры скрывались в неизвестном направлении с призами, техникой и даже рекламными буклетами. «Заболел, прийти не могу», «нашел другую работу, призы завезу, когда время будет», «абонент не отвечает или временно недоступен» — чего только не услышишь, ведя поиски безответственного молодца. И самое грустное, что самым страшным наказанием для горе-супервайзера будет всего лишь табу на работу в вашем агентстве. Ну еще, может быть, пару своих коллег вы успеете о его подвигах предупредить.

Поэтому учите супервайэеров учету и требуйте с них отчет по призам при каждой контрольной встрече. Не ленитесь сверять цифры разных супервайзеров - это также может натолкнуть на мысли о приписках или отписках.

Наш Форт-Нокс

Склад для материалов должен быть. И он должен быть открыт только для одного человека в компании - ответственного за склад. В крайнем случае у кладовщика может иметься еще более ответственный помощник. Другим лицам (в том числе высокопоставленным) нерегламентированный доступ на склад должен быть воспрещен. Любые «мне только на минутку — нужно взять, посмотреть» должны пресекаться строгим: «Распишитесь, пожалуйста, в получении». При этих словах суровый кладовщик должен давать любознательному гражданину тетрадь учета складских запасов.

Тетрадь - это такой универсальный документ, где фиксируется движение всего, что есть на складе. Независимо от конкретной ведомости или накладной, у тетради должен быть ревнительный хранитель и множество полей для записи. Вас должно интересовать: Кто? Что? В каком количестве? Когда взял? Для чего? Когда обещал вернуть (если обещал)? И когда вернул (если вернул)?
Записи в тетради сослужат вам хорошую службу, если кто-то из супервайзеров потеряется вместе с накладной или какой-то документ окажется непонятно заполненным.

Полезная практика - накладная на вывоз продукции из офиса. Ее можно не разрабатывать специально, вполне сгодится третья копия обычной транспортной накладной (первая копия, как вы помните, остается у супервайзера для общения с ГАИ или администрацией магазинов, вторую копию хранит у себя координатор акции, ответственный за расходование призов и материалов).

Общий отчет

По окончании кампании все отчетные документы аккумулируются в агентстве, проводившем акцию. Там они систематизируются и составляется график для заказчика по каждому рабочему дню, по каждой торговой точке. Указываются адреса площадок и результаты работы на них - количество продаж, призовой фонд и количество выданных в течение дня призов, подтвержденное кассовыми чеками.

В конце рекламной кампании предоставляется таблица, но уже не по каждому, а по всем магазинам, в которых проводилась акция. В ней указывается количестве призов на начало акции и остаток (если таковой имеется). Последний может быть использован на других акциях.

В заключение нужно отметить, что система учета, конечно, не защитит вас от недобросовестного промоперсонала или вороватых продавцов в магазинах. Но четкий учет даст вам как минимум три преимущества:
1. Воровать и терять будут только самые-самые наглые и неуклюжие, а таковых все же меньшинство.
2. Никто не сможет украсть или потерять СЛИШКОМ МНОГО, значит, возможные потери будут минимальными.
3. Вы всегда будете знать, кто виноват, а с помощью юристов и документов найдете правильный ответ и на вопрос «что делать».


Александр Маслов,
журнал "BTL-MAGAZINE"

Обсудить статью на форуме