Special events для прессы. Часть II
|
|
|
Мы продолжаем серию статей, посвященную специальным мероприятиям, которые проводятся для представителей средств массовой информации. В первом материале речь шла о самых общих моментах, связанных с подобными проектами и о вопросах разработки приглашений на них. Сегодняшней же главной темой станут тонкости планирования special events для прессы, с которыми мы сталкиваемся во время выбора площадки для мероприятия, и особенности организации пространства. Здесь различия между ивентами для представителей СМИ и обычными проектами становятся серьезнее и очевиднее, ибо их диктует сам характер работы с этой специфичной аудиторией.
Думаю, стоит сразу сказать пару слов об особенностях представителей средств массовой информации как аудитории и их отличиях от обычных посетителей, которые приходят на наши классические специальные мероприятия. Если для клиентов компании посещение некоего special event является, условно говоря, способом провести время с пользой или что-то еще в этом роде, то журналисты приходят работать, и это очень важный момент. Организуя обычное специальное мероприятие, нам необходимо создать комфортные условия для максимально верного усвоения аудиторией той информации, которую мы приготовили. Но в случае с прессой этим дело не ограничивается: нам также следует создать хорошие условия для работы наших посетителей.
Выбирая площадку
Как позывает опыт, многие компании, разрабатывая специальное мероприятие для представителей средств массовой информации, из самых лучших побуждений очень часто допускают одну и ту же критичную ошибку. Желая произвести исключительно незабываемое впечатление на посетителей, они выбирают какие-то экзотические площадки, куда, при этом, во-первых, сложно добраться, и где, во-вторых, попросту невозможно нормально работать. А многие эксперты отмечают, что лучшая площадка для подобных проектов - это та площадка, куда проще доехать вовремя и где по умолчанию имеются все необходимые условия для комфортной работы.
В качестве негативного примера приведу историю одной достаточно крупной российской транспортной компании. Пару лет назад она сделала площадкой для проведения пресс-мероприятия обычный контейнерный терминал. Мотивы понятны: руководству хотелось показать все свои нововведения вживую, но там не было даже минимальных условий, плюс неожиданно пошел дождь. Правда, на следующий год компания исправилась и стала проводить подобные проекты в бизнес-центрах, где имелись просторный конференц-зал, кафе и многие другие удобства.
Также, выбирая место для мероприятия, стоит проверить, с помощью какого общественного транспорта можно до него доехать: такси, автобусы, трамваи, метро, - а также, предусмотрена ли там удобная схема размещения личного транспорта. Последний момент особенно актуален для столицы нашей страны и других крупных городов, где припарковаться порой попросту негде.
Однако совсем списывать со счетов экзотические площадки все же не следует. Можно привести достаточно часто встречающийся пример: информационным поводом является открытие некоего заведения (ресторана, галереи, ночного клуба). В подобных случаях идеальной площадкой принято считать как раз это заведение. Кроме того, в ряде ситуаций необычная площадка может стать действительно выигрышным вариантом, но лишь при наличии достаточно крупного бюджета, который поможет создать все необходимые условия.
Организуем пространство мероприятия
Первое, на что следует обратить внимание, - это освещение всех без исключения помещений, на базе которых планируется проведение нашего специального мероприятия. Помним, что журналисты во время презентаций или любых других ивентов, как минимум, делают заметки в блокноте, поэтому света должно быть для этого достаточно, но не слишком - иначе он может раздражать. Также критичную роль играет температура в помещениях: ее желательно делать средней (не жарко и не прохладно). Кроме того, если мы действительно хотим создать комфортную атмосферу, то в наших помещениях не должно быть никаких внешних отвлекающих звуков вроде шума машин на улице или музыки из соседнего зала.
В помещение же, где будет проходить основное действо, эксперты советуют сделать область, которая на Западе называется press pool. Задач у этой области две. Во-первых, там любой посетитель сможет либо скопировать, либо получить диск со всеми прилагающимися материалами в электронном виде; это очень важно именно для представителей средств массовой информации, ведь им потом готовить на основе собранных материалов публикации. Также в press pool, как правило, есть пространство для операторов и профессиональных фотографов, если наш проект подразумевает видео или фото-съемку подобного уровня. В любом случае, о таких вещах узнают заранее еще в момент, когда люди только заявляются на ивент.
Если же наше мероприятие достаточно масштабное и продолжительное, то необходимо оборудовать так называемую press room. В ней обычно ставят столы, телефоны, компьютеры с постоянным доступом в Интернет. Разумеется, если мы организуем часовую пресс-конференцию, то такая комната совсем необязательна, но если наш проект находится на уровне длинной и богатой на события презентации, то у посетителей должна быть возможность работать максимально оперативно.
Также всегда имеет смысл отвести пару приватных помещений для интервью с участниками мероприятия один на один. Каждый посетитель-журналист захочет получить какую-то эксклюзивную информацию из первых уст, ведь прессу, как известно, редко интересуют материалы "как у всех".
Итак, на этом вторая статья серии заканчивается. Мы рассмотрели вопросы, связанные с выбором площадки для проведения и с организацией пространства в рамках специальных мероприятий, рассчитанных на представителей средств массовой информации. В следующем (заключительном) материале речь пойдет о кейтеринге для подобных проектов и непосредственно работе с аудиторией.
Анатолий Крысов
Источник: eventmarket.ru
