Угощение за общение

Как провести корпоратив, чтобы всем была польза

Константин Крайнов, генеральный директор АБК «Импрессо»

Корпоративные праздники прочно вошли в жизнь российских компаний. В последние несколько лет образовалась даже некая мода на них. Редкая передача КВН обходится без шутки на тему корпоративной вечеринки. Ежегодно предприятия выделяют немалые средства на проведение своих дней рождения, новогодних мероприятий, летних выездов на природу. Причем с каждым годом стоимость мероприятий неуклонно растет, значительно опережая темпы инфляции. Освоены практически все форматы и места проведения, включая самые нестандартные. Звезды нашей эстрады уже привычно рассматривают выступление на «корпоративах» одной из основных статей дохода. Наращивается техническое обеспечение мероприятий. Количество предоставляемых в аренду киловаттов звука и света превышает все мыслимые границы. Агентства по организации мероприятий вырастают как грибы после дождя.

Возникает справедливый вопрос – а для чего все это? Что получает или должна получать современная компания от такого, прямо сказать, немалого вложения средств? Какие задачи решает (и решает ли) корпоративное мероприятие? Как извлечь максимальную пользу из каждого проводимого мероприятия?

Цели и следствия

Постулат: корпоративное мероприятие – это не только и не столько развлечение сотрудников и приятное времяпрепровождение. Хотя, безусловно, развлекательный аспект никто не отменяет. Это, прежде всего, прекрасный инструмент для решения задач, стоящих в области управления персоналом и внутренних коммуникаций. Инструмент формирования и развития корпоративной культуры. Причем один из самых мощных инструментов.

Следствие 1: планируя корпоративное мероприятие, необходимо как минимум представлять, какие задачи стоят перед компанией в вышеперечисленных областях в данный момент или какие проблемы в этих областях существуют.

Вот несколько наиболее типичных:

• Разобщенность коллектива, неспособность работать в команде;
• Недостаток информации о положении компании на рынке, перспективах и планах на будущее;
• Сотрудники плохо знакомы друг с другом, им неуютно (например, при резком росте числа сотрудников или при слияниях и поглощениях);
• Высшее руководство компании «невидимо», его роль непонятна («Эти там наверху только карманы набивают за наш счет»);
• Невысокие имиджевые показатели руководства;
• Усиление негативного влияния неформальных лидеров;
• Распространение слухов и сплетен, имеющих негативные последствия;
• Низкий уровень лояльности сотрудников и, как следствие, высокая текучесть кадров;
• Недостаток внимания отдельным категориям сотрудников (молодые специалисты);
• Работники филиалов противопоставляют себя головному офису («мы – они»);
• Недостаточная мотивация сотрудников;
• Низкий уровень корпоративной культуры.

Этим перечнем, конечно, список возможных проблем не ограничивается. Любой опытный специалист по управлению персоналом, я уверен, назовет еще с десяток.

Следствие 2: корпоративное мероприятие существует не само по себе (т.е. не является самодостаточным), а должно быть увязано с использованием других инструментов из той же области. Нельзя уповать на то, что одно, даже самое успешное мероприятие, позволит полностью решить ту или иную задачу. Приблизиться к решению – да, безусловно. Ибо только неоднократное затрагивание какого-либо вопроса способно изменить к нему отношение общества.

Существуют еще:

• Программы мотивации сотрудников;
• Организация межличностного общения;
• Внедрение и развитие корпоративных традиций и ритуалов;
• Корпоративные СМИ и другие коммуникационные каналы;
• Совещания и конференции различных уровней;
• Корпоративные музеи и экспозиции;
• Доски почета и другие способы отметить сотрудников;
• Визиты руководства на места, личное общение с сотрудниками;
• Коллективное обсуждение важных вопросов (в основном в социальной сфере);
• Программы поддержки вновь прибывших сотрудников или других их категорий;
• Программы профессионального обучения и повышения квалификации.

Только согласованное использование всех доступных инструментов позволит добиться ощутимого результата.

Это одна сторона вопроса, назовем ее идеологической. Планируя корпоративное мероприятие, именно с нее необходимо начинать. Именно эта сторона в огромной степени определяет формат и содержательную часть мероприятия.

Есть необходимость познакомить сотрудников между собой – мероприятие должно носить неформальный характер, создавать максимально комфортную атмосферу для общения и раскрытия каждого из участников.

Нужно поощрить определенных людей – организуем церемонию награждения.

Рассказать о достижениях компании, показать ее значимость – делаем светский раут и снимаем корпоративный фильм.

Поднять имидж руководства – ставим спектакль, где это руководство играет главные роли.

Ввести молодых сотрудников в корпоративную жизнь – викторина об истории компании и ее особенностях. И так далее.

Необходимо, однако, помнить и о развлекательной стороне корпоративного мероприятия. Чтобы мероприятие «выстрелило», оно, кроме всего прочего, должно быть интересным. Только в этом случае информация, которую участники мероприятия получат, будет ими понята и принята. Здесь уместно провести аналогию с классической формулой психологического восприятия рекламы. AIDA: attention – interest – desire – action. Привлеките внимание людей, пусть им будет интересно – возбудить желание в данном случае станет намного проще, а необходимое действие будет логическим завершением цепочки, само собой разумеющимся.

Еще один немаловажный аспект: помните о том, что интересы разных людей отличаются. Кто-то готов танцевать до упаду, кто-то любит выступления артистов, а кому-то крайне важно реализовать свои творческие амбиции. Мероприятие должно удовлетворять максимальному количеству таких запросов, быть достаточно разнообразным, носить клиповый, несколько рваный характер. Не давать его участникам устать от однообразия. В этом плане крайне негативно смотрятся так называемые сборные концерты – когда все мероприятие состоит из набора выступлений различных артистов. Есть за что покритиковать и тематические вечеринки. Одним кратковременный возврат в пионерское детство придется по душе, других галстуки и линейки будут не по-детски раздражать.

Организационный вопрос

Вторая сторона корпоративного мероприятия связана с организационным аспектом. Прежде всего, хороший праздник – это безупречно организованное событие. Здесь как нельзя кстати подходит высказывание А.В. Луначарского: «До тех пор, пока социальная жизнь не приучит массы к какому-то своеобразному инстинктивному соблюдению высшего порядка и ритма, никак нельзя ждать, чтобы толпа сама по себе могла создать что-нибудь, кроме веселого шума и пестрого колебания празднично разодетых людей».

Людей на мероприятии нельзя предоставлять самим себе. Будет скучно и неинтересно. Это ни в коем случае не означает беспрерывного потока конкурсов, развлечений и выступлений артистов. Это значит лишь то, что организатор мероприятия должен четко представлять что, в какой последовательности, каким образом будет происходить и какой ответной реакции от участников мероприятия он хочет добиться.

Основной принцип построения корпоративного мероприятия – постепенное общее повышение уровня эмоциональной насыщенности до того предела, когда люди готовы развлекать себя сами: танцевать, общаться друг с другом, инициировать различные игры и конкурсы. Нельзя допускать «просадки» мероприятия и всегда представлять себе заранее, где эта просадка может случиться. Как правило, сильнее всего «просаживают» мероприятие: незапланированные паузы, которые нечем занять, технические неполадки, длительное ожидание, неконтролируемые затянутые выступления (ораторов, поздравляющих или выступающих). При возникновении такого явления как «просадка» программы, восстановить планируемое течение мероприятия вряд ли удастся.

Таким образом, существуют следующие основные положения:

• Для максимальной эффективности и решения поставленных перед ним задач, мероприятие должно быть информационно насыщенным;
• Мероприятие должно быть интересным и по максимуму учитывать предпочтения различных его участников;
• Мероприятие должно быть интересным и выполнять также развлекательную функцию;
• Эмоциональное состояние участников мероприятия должно идти по восходящей траектории, достигая своего пика во второй половине праздника.

Оптимальной представляется такая схема событийной организации корпоративного праздника:

1. Сбор и встреча гостей. 40 – 60 мин.

Необходимый элемент любого мероприятия, который позволяет не только дождаться всех приглашенных, но и, что более важно, плавно ввести гостей в атмосферу праздника, настроить на дальнейшие события. Не нужно перегружать встречу гостей информационно и эмоционально. Уместны будут легкие, ни к чему не обязывающие развлечения (художники-шаржисты, костюмированная фотосессия, работа тарологов и хиромантов, легкая инструментальная музыка в живом исполнении, небольшой коктейль или дегустация). Для того чтобы гости смогли лучше сориентироваться в программе мероприятия и в пространстве праздника, можно организовать группу встречающих, раздачу программок мероприятия, лотерейных билетов, всевозможной атрибутики: значков, масок, новогодних наборов и т.д. Неуместны яркие шоу-программы, раздача дорогих подарков, насыщенная конкурсная программа с командными играми, громкая музыка.

2. Официальная часть. 30 – 90 мин.

Как правило, присутствует на любом мероприятии. В зависимости от формата – более или менее строгая. Главная ее цель – донести до участников определенное послание, дать необходимую информацию, приблизиться к решению обозначенных в процессе планирования задач. Это отнюдь не означает перегруженность речами и официальными выступлениями. Официальность этой части очень часто вполне условная. Ею может стать, например, театрализованное представление об истории и жизни компании или церемония награждения сотрудников в разных номинациях (не обязательно связанных с их профессиональной деятельностью), поздравления от подразделений компании и гостей, демонстрация различных видеосюжетов (кинокапустники, телемосты, видеопоздравления), корпоративные спектакли и т.д. Собственно говоря, все, что касается креативной составляющей мероприятия, по большей части реализуется здесь. Не обходится, конечно, и без официальных выступлений. Главное, чтобы эти официальные выступления были содержательными, желательно заранее подготовленными и достаточно краткими, укладывающимися в прописанный регламент. Желательно также, чтобы эта официальная часть была идеологически продумана, несла в себе некоторую основную мысль-стержень и по максимуму интриговала бы участников мероприятия.

Особое место здесь занимают вопросы: как начать и чем закончить.

В начале официальной части необходимо привлечь внимание участников, завоевать их интерес. Они рассаживаются на свои места каждый со своими мыслями, их взгляды обращены в разные стороны, внимание рассеяно. После начала официальной части гости должны быть как спортсмены на беговой дорожке перед стартом – взгляды обращены туда, где проходит основное действие, все с нетерпением ждут дальнейшего развития событий.

Здесь может пригодиться слайд-шоу, составленное из архивных фотографий (люди любят смотреть на себя), танец, специально поставленный или привязанный к мероприятию тематически, сольное выступление музыканта (например, саксофониста), необычное появление ведущего и т.д. В любом случае, начало должно быть максимально ярким, просто не допускающим того, чтобы на него не обратили самое пристальное внимание.

Что же касается окончания официальной части, то, как многие знают из советского киношедевра 70-х – последние слова запоминаются лучше всего. Финальная песня, исполненная всеми участниками программы, фейерверк, пневмосалют, сброс шаров – вот наиболее популярные и действенные финальные приемы, которыми ни в коем случае не следует пренебрегать.

Основной эмоциональный заряд приходится именно на официальную часть мероприятия. Именно здесь сотрудники должны почувствовать, в какой замечательной компании они работают, какое у них прекрасное руководство, какие теплые и отзывчивые люди их окружают и какой дружный и сплоченный у них коллектив.

3. Развлекательная программа. 90 – 180 мин.

В развлекательную программу обычно включаются выступления артистов, всевозможные конкурсы и игры. Если предыдущие этапы мероприятия проведены правильно и в соответствии с изложенными здесь рекомендациями, участники мероприятия уже достаточно разогреты и подготовлены, чтобы «на ура» воспринимать выступления артистов, активно проявлять себя в конкурсной программе. Более того, часто бывает, что после завершения официальной части гостям уже ничего не нужно (в хорошем смысле J). Они могут веселиться и получать удовольствие от общения друг с другом, без каких бы то ни было внешних воздействий. Если это так, считайте, что мероприятие удалось. Ни в коем случае нельзя перегружать развлекательную программу. Вполне достаточно одного - двух оригинальных номеров, нескольких конкурсов, а еще лучше одной - двух игр типа «Угадай мелодию». Вместо игр может быть выступление музыкального коллектива. Независимо от масштабов звездности выступление должно быть оригинальным. Кавер-группы больше годятся как замена диджею, а их выступление не тянет на самостоятельное событие.

Не проводите конкурсы ради конкурсов. Конкурсы хороши для заполнения пауз, связанных, например, с настройкой музыкантов или вообще незапланированных. Дежурные конкурсы могут быть полезны, если необходимо в какой-то момент приподнять людей (заскучали). Если же аудитория мероприятия изначально неактивна, что может быть следствием того, что люди плохо знакомы друг с другом, или по причине неблагоприятного морально-психологического климата в компании, конкурсная программа, как правило, воспринимается с точностью до наоборот («Ну вот, опять эти дурацкие конкурсы!»). Такую же реакцию вызывают и всем известные и избитые конкурсы, которыми изобилует репертуар любого низкопробного ведущего: обматываемся туалетной бумагой, суем карандаш, привязанный к поясу в бутылку, инсценируем сказку про репку. Остерегайтесь таких конкурсов.

4. Дискотека/свободное общение. 90 – 180 мин.

Все, народ созрел. Дайте ему возможность развлекаться самостоятельно. Пусть танцуют и общаются. Главное, чтобы диджей был хорошим. То есть работал не для себя, а для публики.

Вообще, дискотека годится не для любого мероприятия. Иногда достаточно просто предоставить гостей самим себе и сопроводить общение легкой музыкой. Если же дискотечная часть достаточно длинная, можно предусмотреть некие события внутри нее, чтобы немного подбодрить сотрудников. Это могут быть, например, лотерея, аукцион, торжественный вывоз торта, поздравление от Деда Мороза и Снегурочки и т.д.

5. Окончание мероприятия/прощание. 15 – 20 мин.

Так же как необходимо плавно ввести людей в мероприятие, их нужно и умело вывести из него. Музыка становится тише, преимущество отдается медленным композициям. Если мероприятие было насыщенным, его участники к этому времени уже получили все что необходимо и достаточно быстро остывают. Хорошим логическим завершением является фейерверк. После него обычно все понимают без лишних слов, что мероприятие подошло к концу. Если всем участникам предусмотрено вручение подарков, то основную часть их необходимо раздавать именно при прощании. Для того чтобы те, кто уходит раньше, без подарка не остались, обычно выделяется специальный человек или группа (подобно группе встречающих). В их задачу входит отслеживать покидающих мероприятие гостей, прощаться и вручать подарки.

Проведенный по такой методике корпоративный праздник с большой вероятностью получится запоминающимся, насыщенным и интересным.

В заключение хотелось бы привести схему, отражающую алгоритм подготовки и проведения корпоративного мероприятия. Возьмите ее себе на вооружение и используйте в работе.

Журнал «Маркетинг Менеджмент»