Special events и риски: откуда ждать беды. Часть I
|
|
|
В рамках нашего портала (eventmarket.ru) мы уже не раз говорили о том, что планирование и проведение специального мероприятия - дело сложное и комплексное. Слишком много активностей приходится сводить к единому знаменателю, слишком много задач приходится решать. С другой стороны, во многих случаях результат стоит тех усилий, которые мы прилагаем. Однако все они могут быть сведены на "нет" форс-мажорными обстоятельствами, ошибками нашего персонала, недоработкой на стадии подготовки раздаточных материалов и презентаций и многим другим. Рисков, сопряженных с организацией специальных мероприятий, не мало, и именно о них и пойдет речь в настоящей серии материалов.
Автору этой статьи часто приходилось бывать на special events, где вдруг что-то шло не так, и в итоге проваливался весь проект. К примеру, не так давно в одном из крупных российских городов проходила конференция, посвященная проблемам развития IT-индустрии в нашей стране. Не самое громкое мероприятие, но в контексте отдельно взятого рынка - очень важное и значимое. На одном из семинаров в рамках этого ивента предполагался показ презентации на ноутбуках, которые были поставлены каждому участнику. Однако уже через 15 минут после начала половина из них неожиданно выключилась - кончился заряд батареи. Включить их в сеть также не получилось, ибо длины проводов не хватало, а удлинители не были подготовлены заранее. Разумеется, эта накладка - лишь крупица, но осадок от нее сказался на всем специальном мероприятии.
В процессе серии статей мы рассмотрим риски, связанные с:
- персоналом;
- площадкой для проведения;
- выступающими персонами;
- оборудованием;
- подрядчиками;
- раздаточными материалами;
- аудиторией;
- средствами массовой информации.
Перед тем как начать, стоит отметить также, что риски мы будем рассматривать, не привязываясь к какой-то одной форме специальных мероприятий. Поэтому часть особенно специфичных рисков попросту не попадет в рамки данной серии материалов. Однако большинство опасностей носят достаточно общий характер и считаются актуальными практически для всех типов ивентов.
Персонал
Люди - это всегда источник рисков, потенциальной опасности для проекта. Причем, даже если мы имеем дело с исключительными профессионалами, то все равно успокаиваться не стоит. В качестве иллюстрации к данному утверждению приведу пример совсем не из event-индустрии, но зато очень наглядный. Вспомним последний матч между российским шахматистом Крамником и суперкомпьютером. В одной из партий Крамник имел преимущество, но в итоге проиграл ее, благодаря, как утверждают специалисты, банальной невнимательности.
Более того, порой от нашего персонала результат зависит в гораздо большей степени, чем от всех остальных элементов проекта (оборудование, материалы и т.д.), ведь оружие не стреляет само - на курок всегда нажимает человек. То же самое и с обслуживанием нашего мероприятия: все (презентации, выступления, перерывы на обед, шоу-программа и многое другое) управляется людьми. Представим крайность: мы организовали индустриальную церемонию наград, сделав все на самом высочайшем уровне. И вот в разгар мероприятия наш ведущий вдруг успевает основательно принять горячительных напитков, следствием чего становятся "опасные" шутки со сцены, абсолютно лишние объятия с победителями, плюс что-то еще.
Да, сегодня с такой ситуацией встретишься очень редко, особенно в рамках действительно топовых проектов, но множество мелких недоработок или ошибок со стороны персонала также способны серьезно испортить финальный результат. Эффективных решений может быть несколько, но многие event-эксперты советуют одну простую формулу: внимание при подборе плюс жесточайший контроль. Про подбор все, пожалуй, ясно, но что касается контроля, то стоит добавить пару слов. Некоторые специалисты, занимающиеся специальными мероприятиями, иногда рекомендуют давать персоналу максимально много свободы в рамках проектов. В чем-то они определенно правы, но тут главное - не переступить тонкую грань, после которой вообще весь ивент превратиться в хаос и ничего уже нельзя будет исправить.
Площадка для проведения
Здесь рисков для нашего проекта не так много, как может показаться. В основном все проблемы появляются, если мы не уделили должного внимания вопросам выбора площадки (http://www.eventmarket.ru/?menu=articles&article_id=766) для проведения проекта еще на подготовительном этапе. Следовательно, многие опасности можно исключить, лишь потратив на данной стадии чуть больше времени.
Приведу простой пример: мы устраиваем бизнес-мероприятие для потенциальных клиентов нашей компании. В качестве площадки для проведения выбираем отличный бизнес-центр с несколькими конференц-залами и успокаиваемся, даже не проверив ситуации с другими мероприятиями на этой площадке. Зато уже после старта нашего проекта становится известно, что в соседнем зале конкурирующая компания проводит аналогичный ивент. Пользы от такого положения вещей точно не прибавится.
Еще один важный момент - соответствие выбранной площадки для проведения необходимым требованиям, которые формируют суть и форма нашего специального мероприятия. Иными словами, далеко не в каждой ситуации стоит организовывать проект, ориентированный на бизнес и предполагающий исключительно рабочую атмосферу, в ночном клубе. Верно и обратное: вряд ли посетителям празднования дня рождения нашей компании будет комфортно в бизнес-центре; для такого проекта лучше подойдет ресторан или развлекательный центр.
Если же говорить о других рисках, связанных с площадками для special events, то их в целом можно предусмотреть, но не всегда найдется решение. Причем они бывают абсолютно разношерстные: от частых перебоев электричества (риск сорвать важную презентацию) до отсутствия специальных помещений для хранения оборудования (риск кражи). Западные event-специалисты рекомендуют при выборе места для проведения детально анализировать ситуацию: если количество потенциальных опасностей, с которыми мы можем столкнуться в процессе, слишком велико, то правильным выбором будет поискать другую площадку.
Выступающие персоны
Риски для наших event-проектов, связанные с выступающими персонами, в целом достаточно похожи на риски, связанные с персоналом, но имеют свою специфику. Представим некий научный семинар, где аудитория насчитывает несколько сот человек. Выступать выходит молодой и очень перспективный специалист, который в лаборатории просто творит чудеса. Однако, представ перед такой многочисленной (для него, разумеется) аудиторией, он попросту не знает, как себя вести. И как следствие, его выступление оказывается в лучшем случае "скомканным", а в худшем - проваленным.
Стоит отметить, что возраст или пол тут не играет никакой роли. Лично автору этой статьи довелось наблюдать ситуацию, когда сорокалетний мужчина краснел и покрывался испариной перед гораздо меньшей, чем в примере, аудиторией. Подобные накладки можно предотвратить, во-первых, подбирая для участия в проекте людей, которые уже имели опыт публичных выступлений. А, во-вторых, с помощью репетиций, которыми частенько пренебрегают, но они действительно могут нивелировать тот отрицательный эффект, который мы можем получить от выступления неопытного человека (а бывают случаи, когда без какой-то конкретной персоны не обойтись).
Следующий момент, о котором стоит позаботиться, - это статус и известность (положительная или негативная) выступающей персоны. Любая компания-организатор хочет заполучить на свое мероприятие самых именитых и авторитетных людей, порой не особо заботясь о последствиях. К примеру, в числе выступающих персон может оказаться человек, пусть и с громким именем, но с серьезно запятнанной репутацией в рамках индустрии. Или для выступлений мы можем пригласить двух индустриальных экспертов (или же звезд шоу-бизнеса, если речь идет не о бизнес-мероприятии), которые уже давно враждуют друг с другом. Эти моменты необходимо отлавливать и исключать.
В заключение же первой статьи серии хотелось бы добавить, что в деле специальных мероприятий далеко не всегда работает формула "волков бояться - в лес не ходить". Поэтому не стоит опасаться корректировать проект во избежание определенных рисков. А в следующем материале речь пойдет о потенциальных опасностях для наших проектов, связанных с оборудованием и всевозможными подрядчиками.
Анатолий Крысов
Источник: www.eventmarket.ru
