Организация корпоративного праздника шаг за шагом.

Само слово "праздник" в первую очередь ассоциируется с чем-то радостным, веселым, беззаботным, свободным. Но корпоративный праздник - понятие более сложное и комплексное, имеющее различные формы, а также цели и задачи его организации и проведения. Корпоративный праздник может быть: данью традиции, символом достижения важного рубежа в жизни компании, заменой премии (буквально), признаком заботы и уважения компании к своим работникам, способом сближения сотрудников и улучшения взаимопонимания; опытом совместного бесконфликтного и продуктивного общения, инструментом для снятия внутрикорпоративных конфликтов, методом проявления творческих сил коллектива, известием о переменах и изменениях, механизмом мотивации и укрепления лояльности, инструментом введения новых элементов корпоративной культуры, знакомством (с новым руководством, новой политикой, новой идеей компании), демонстрацией успеха или стабильности.

Планировать проведение праздников имеет смысл при составлении календаря корпоративных событий или плана работы с персоналом на год, и учитывать эти дополнительные расходы при утверждении годового бюджета.

Но если в годовом бюджете вы только предполагаете сам факт проведения праздника и определяете примерную для его проведения сумму, то все детали заранее запланировать нельзя. Стоимость аренды площадок, работы ресторанов и артистов изменяется в каждом сезоне. Например, новогоднее предложение ресторанов и стоимость аренды дворцов на новогодний сезон формируется в октябре и, соответственно, раньше октября вы не сможете ни составить точную смету, ни забронировать помещение.

Поэтому и утверждение бюджета мероприятия, и сама подготовка к празднику должны начинаться не раньше, чем за три месяца до этого знаменательного события. Но и не позже чем за месяц. Конечно, возможно подготовить праздник и за неделю и даже за один вечер. Но при такой экстремальной организации придется пользоваться только тем, что осталось, и на тех, далеко не выгодных условиях, которые вам предъявят.

Расходная часть праздничного бюджета может состоять из следующих частей:

- Аренда площадки;
- Украшения зала;
- Приглашения (изготовление и расходы по доставке);
- Еда и напитки;
- Работа ведущего;
- Артисты, шоу-программа, музыкальная аппаратура;
- Спецэффекты;
- Фото- и видео-съемка;
- Транспортные расходы;
- Сувениры и подарки;
- Оплата услуг компании-организатора.

Около половины общей суммы обычно бывает потрачено на ресторанное обслуживание, еду и напитки. Еще четверть - на аренду площадки, декорации площадки, техническое оснащение площадки, охрану и транспорт. Оставшаяся часть уйдет на организацию шоу-программы, то есть на артистов, режиссеров, ведущего, ассистентов, на конкурсы, игры и аттракционы, и возможно - на оплату услуг компании-организатора праздника. Конечно же, это примерное соотношение, и оно может меняться в каждом конкретном случае.

Средняя сумма затрат на одного гостя обычно составляет около $100. Больше $100-120 тратится при организации мероприятий, повод которых требует особой торжественности и подчеркнуто высокого уровня. Ну а при vip-праздниках затраты на одного гостя могут быть и $400-600.

Существенного уменьшения расходов на корпоративный праздник можно добиться лишь чем-то пожертвовав (уровнем обслуживания, объемом зрелищ, качеством услуг и т.д.) или при заказе на проведение очень масштабного мероприятия. Но, как показывает опыт, потратить менее $50 на человека не получится.

При подготовке праздника желательно придерживаться определенного порядка.

Сначала вы определяете цель и смысл проведения праздника, его задачи. Потом - общие условия праздника: день и время, количество и состав гостей, требования к месту проведения, требования к программной части, примерный бюджет праздника. Кроме того, необходимо назначить ответственного за организацию праздника сотрудника, и, если это возможно, наделить его полномочиями по самостоятельному принятию решений и утверждению любых деталей в этой связи.

Первым делом ответственный за мероприятие должен определить, какие вопросы он может решить самостоятельно (например, найти "площадку" - место для проведения праздника), что целесообразно выполнить силами своей компании (например, транспорт для гостей), а что лучше доверить сторонним подрядчикам (например, подготовка сценария, создание шоу-программы, поиск и координация артистов и т.д.)

Существует несколько типов организаторов, действующих на рынке услуг по подготовке и проведению корпоративных и иных праздников:

Специализированные компании - организаторы торжеств. Среди них есть и фирмы, готовящие праздник "под ключ" и организации, выполняющие лишь часть работ (например, подбор площадки, плюс шоу-программа, плюс кэйтеринг). Кроме того, некоторые компании специализируются на каких-то видах мероприятий (например, преимущественно организуют свадьбы).

Компании, работающие "под ключ", могут взять на себя весь комплекс работ по подготовке и проведению праздника - от разработки оригинальной концепции, печати приглашений и аренды помещения, до координации выступлений артистов и развозки гостей по домам. Это очень удобно, но никто не заставит вас покупать непременно все услуги, вы можете выбрать только то, что не в состоянии организовать сами.

Фирмы, профессионально занимающиеся проведением мероприятий, как правило, имеют в своем штате (или на условиях подряда) специалистов по работе с персоналом, режиссеров, сценаристов и т.д. Кроме того, обычно у них есть набор стандартных праздничных программ, необходимый для конкурсов реквизит, звуко- и светотехника, наработанные связи с администрациями дворцов, ресторанами, декораторами, транспортными фирмами, специалистами по спецэффектам, артистами и т.д. Так, например, работая с вами над шоу-программой, менеджер такой фирмы должен предложить на ваш выбор большой список ведущих и артистов различных жанров, знать особенности их работы и предоставить вам их фотографии, видеоматериалы и свои рекомендации. Кроме того, организатор берет на себя гарантии выхода на праздник утвержденного вами исполнителя и всегда имеет запасной равноценный вариант на случай форс-мажорных обстоятельств.

Услуги таких компаний-организаторов обычно оцениваются в размере 10-15% от общей сметы всего мероприятия или той его части, подготовка которой была им поручена. В некоторых случаях организатор может запросить фиксированную сумму - это может быть и $300-900, и $3000-4000, и даже более, в зависимости от масштабности мероприятия и амбиций специализированной компании.

Кстати, разработка концепции праздника (идеи и оригинального сценария) практически всегда оплачивается отдельно - $150-800, а если приглашать к разработке какого-нибудь известного шоу-мена, то сценарий может стоить от $300 до $3000.

Рекламные агентства, турфирмы, рекрутинговые и тренинговые компании и т.д. Они могут быть прекрасными специалистами в своей основной сфере деятельности, но в области проведения корпоративных праздников они, как правило, исполняют функцию посредников, передавая заказ стороннему организатору и контролируя его работу.

С одной стороны - это лишнее звено в цепи, которое увеличивает и сроки исполнения работ и затраты. Но с другой - бывают случаи, когда их привлечение оправданно. Например, если предстоящий праздник тесно связан с вашей рекламной кампанией, то имеет смысл поручить его разработку "своему" рекламному агентству.

Продюсеров и продюсерские центры многие путают с организаторами массовых мероприятий. А смыслом работы продюсера является не организация праздников, а создание, продвижение и продажа творческих проектов, таких как музыкальные коллективы, спектакли, шоу-постановки и так далее.

Арт-менеджеры обитают в клубах и ресторанах. Их основная задача - это создание тематических сезонных и вечерних (пятничных и субботних) программ. И хотя эти программы тоже развлекательные, они имеют свои особенности. В ресторан посетители приходят парами или небольшими группами и, что характерно, не имеют никакого стремления общаться с людьми за соседними столиками. Развлекательная программа проходит фоном, и, конечно же, в ней отсутствует какая-либо объединяющая идея. Клубные шоу-программы в основном рассчитаны на определенную возрастную аудиторию, следовательно и артисты, и развлечения, и ведущие, в ней задействованные, - соответствующие. Часто исполнители, предлагаемые арт-менеджерами, очень соблазнительны по цене, но это просто артисты, с которыми обычно работает этот ресторан или клуб, а это вовсе не означает, что они вам подходит.

Но если по каким-то причинам вам подходит клубная или ресторанная программа со всеми ее особенностями, вы вполне можете заказать ее организацию у арт-менеджера забронированного вами заведения.

Артисты и ведущие часто предлагают поручить им и организацию всего мероприятия. Конечно, зная лично какого-то конкретного человека, вы можете испытывать к нему определенное доверие. Но... Во-первых, вы ставите себя в зависимость от его основной профессиональной деятельности, которая может помешать ему работать на вас в полную силу. Во-вторых, случись что с вашим доверителем, его некому будет заменить или подстраховать, в отличие от работы с компанией-организатором. В третьих, и это самое главное, каким бы хорошим ни был, например, ведущий, он привык наблюдать за происходящим на празднике со сцены, и его опыт вряд ли сослужит вам хорошую службу, скажем, в случае проблем с арендой помещения или с заказом корпоративных подарков.

Собираясь сделать праздник интересным и необычным, начинать проработку лучше с создания его общей идеи. Отталкиваясь от идеи, вы продумываете сюжет программной части праздника и общую схему развития событий, и только потом начинаете реализовывать идею через конкретные детали - выбор площадки, приглашение ведущего, продумывание музыкального сопровождения и конкурсов, подбор артистов и изготовление декораций.

Если вы решаете прибегнуть к услугам специалистов (компаний - организаторов торжеств), то следующим шагом будет составление для них технического задания или брифа, с описанием всех требований, задач и условий вашего мероприятия. Сама разработка идеи и сценария праздника, а так же поиск исполнителей, займет у такой фирмы около двух недель, включая время на ваше обдумывание и утверждение. Но если у вас совсем не осталось времени, вы можете воспользоваться одним из готовых типовых сценариев, которые обычно есть у таких компаний.

Кстати, заключая договор с подрядчиком, настоятельно рекомендуется включать в него пункт об условиях возврата денег при отмене мероприятия по вашей инициативе и по инициативе организатора. Это отнюдь не лишняя перестраховка. Возможны самые различные ситуации, например, у вас на завтра запланирован летний праздник под открытым небом, а по прогнозу - гроза с проливным дождем. Если вы включите пункт об условиях возврата денег, то вам удастся отменить праздник и вернуть часть денег. Если такого пункта нет, то вам придется или проводить мероприятие, не взирая на погодные условия, или переносить его, теряя деньги. Так, если отдельно не оговорено другое, организаторы могут вернуть вам около 50% при отказе от мероприятия за 20-30 дней, 25-30% при отказе за 7-14 дней, а если вы отменяете праздник за 1-2 дня, то, в лучшем случае, вы можете надеяться на возврат 5-10% вложенной суммы.

Решить все основные организационные вопросы необходимо примерно за три недели до мероприятия. К этому времени вы должны не только знать, что и где будет происходить, и иметь детально проработанный и утвержденный сценарный план, но и подтвердить работу всех основных исполнителей. После чего вы сможете готовить и рассылать приглашения. Кстати, приглашения - это некая точка в подготовке праздника. После этого можно заниматься только доработкой мелких технических деталей - фонограммами, тезисами речей, репризами, детализацией меню, изготовлением декораций и прочей атрибутики праздника. После рассылки приглашений необходимо сохранить заявленные в них условия, особенно - время, место и основное содержание праздника. А если у вас возникнет новая соблазнительная идея, то лучше приберегите ее на следующий раз.

Площадка

Место проведения праздника - это самый серьезный элемент мероприятия. От особенностей и возможностей площадки зависит вся программа и, в конечном итоге, результат всей затеи. Традиционно с выбора места праздника начинают его подготовку, хотя так имеет смысл действовать, только если праздник "уже на носу" и следует торопиться. Тогда можно сначала зарезервировать площадку (пока хоть что-то осталось), а потом, отталкиваясь от ее возможностей, составить программу и "собрать" все остальное. Но лучше все же начинать с идеи, и уже под нее искать подходящую площадку.

Как правило, вначале происходит выбор между вашим собственным офисом и съемной площадкой. У себя праздник было бы провести хорошо, главная прелесть - не нужно платить за аренду. Но даже если у вас есть зал, в котором поместятся все приглашенные, все равно лучше арендовать стороннее помещение. На празднике желательно создавать веселую и нерабочую атмосферу, что трудно сделать в родных стенах. У себя лучше проводить регулярные конференции и семинары, можно отмечать второстепенные праздники, а на главные события - арендовать другое помещение.

Арендовать можно практически все - дворец, ресторан, клуб, боулинг-центр, базу отдыха, стадион, теплоход, военный корабль и вертолет. Не обязательно, кстати, придерживаться правила, что летом надо проводить спортивные праздники и арендовать загородные базы отдыха, а зимой устраивать мероприятия только под крышей ресторана. Можно, например, провести отличный праздник и зимой на уличной площадке - с глинтвейном и спиртным из ледяных самоваров, с катанием с горок, на санях, со снеговиками, катком и многим другим. При выборе типа площадки для праздника придерживайте своей идеи, а не стереотипов.

Начнем со сложившихся правил бронирования. Как и все услуги, аренда площадки, в т.ч. ресторана, почти всегда возможна только по предоплате. Цена на аренду различных помещений сильно колеблется. Так, например, аренда дворца или особняка (вместимостью 100-200 человек) в среднем будет стоить $2000-3000 за вечер. Многие же рестораны вообще не берут дополнительных денег "за закрытие", а объявляют минимальную сумму заказа по меню, начиная с которой они отдадут в ваше распоряжение весь зал (или весь ресторан). Другие отталкиваются от количества гостей (не меньше скольки), третьи - назначают арендную плату в независимости от общей суммы заказа, но, как правило, небольшую - $100-300.

Существует распространенное заблуждение, что, работая с рестораном, вы всегда можете получить скидку за то, что "приводите" в ресторан сразу много людей. Но нужно учитывать, что если вместимость ресторана, например, 100 человек, то за вечер его может посетить до 300 гостей. А при корпоративном заказе в этом же ресторане будет ровно 100 человек и ни одним больше. С другой стороны, ресторан, конечно, экономит на том, что готовит множество однотипных блюд и не заказывает в этот день продукты для всего ассортимента. Хотя, при корпоративном заказе, как правило, выбираются недорогие блюда, а спиртные напитки ресторану часто приходится разрешать приносить свои. Поэтому в последнее время часть ресторанов стали принципиально отказываться от полного закрытия, так как это малоприбыльно и к тому же грозит потерей постоянных клиентов.

Но скидки все же возможны, ведь не все рестораны так уж популярны. В любом случае о скидке спросить стоит, и при положительном решении она составит 5-10% от стоимости заказа. Если же вам предоставляют большую скидку - стоит насторожиться.

Есть еще один "тонкий" момент при заказе банкетов - это чаевые. Если при вашем частном посещении ресторана чаевые остаются на ваше усмотрение, то при обслуживании банкета их зачастую добавляют к счету в момент оплаты - плюс 7, 10, а то и 15 процентов. Поэтому лучше этот вопрос уточнить с рестораном при первом же разговоре.

При поиске помещения необходимо всегда лично инспектировать выбранную площадку, и уже потом принимать решение об аренде. Никогда не полагайтесь на рекламные проспекты или на чье-то мнение - ваш знакомый мог быть там в другой ситуации или просто не обратить внимания на некоторые особенности помещения.

Кстати, то, что площадка была свободна на момент вашего звонка, еще не гарантирует, что она будет свободна в день осмотра. Позвоните еще раз перед выездом. А вот когда вы осмотрели место праздника, то тогда уже можете смело договариваться об аренде, дополнительных условиях и сроках оплаты. После устной договоренности и до назначенного дня оплаты можете не волноваться. У большинства владельцев площадок приступы жадности остались в прошлом, и больше ценится репутация. Так что, навряд ли вам позвонят и скажут, что у них появился другой клиент и предложат доплатить. А если уж так случится, то лучше сразу отказаться от этого варианта, каким бы он ни казался "последним" и "лучшим": кто знает, какие еще повороты они для вас придумают.

Свой заказ всегда сопровождайте планом площадки и списком требований и договоренностей, требуйте ответного письменного подтверждения. Регулярно встречаются случаи, когда на словах стороны договаривались о чем-то, а в день праздника никто об этом не помнит. Вы хотите, чтобы вдруг в день вашего мероприятия оказалось, что собственный алкоголь привезти нельзя и придется его покупать в ресторане? Или что на загородной базе кроме вас будет проходить еще два мероприятия? И если честные глаза вашего собеседника не позволяют вам сомневаться, то кто даст гарантию, что ко дню праздника он не уволится или что его руководитель не решит изменить правила? Изложите письменно, как можно конкретнее, каждое обещание (что обещали, кто сделает, к какому сроку, кто ответственный, в каком объеме и так далее). И попросите этот документ подписать. Помните, кстати, что документом эта бумага может быть только вместе с оригиналом печати, живой подписью директора, датой и юридическими реквизитами. В некоторых случаях не поленитесь описать, а еще лучше нарисовать, каждую арендованную часть площадки, что бы не оказалось, что на базе вы арендовали стадион, а беговая дорожка в него "вдруг" не входит и по ней мимо вас будут бегать спортсмены.

Оговорите в этом документе особые случаи, из которых самый особый - это ваш ущерб площадке. Особенно это касается исторических помещений (дворцы, особняки). Иногда после праздника администрацией находится несколько царапин, и идут эти царапины прямо по позолоте. Отсюда следует ремонт и лист сусального золота. Пятно от пролитого на паркет красного вина может оказаться не выводимым (со всеми последствиями - и для исторического паркета и для вашего бюджета). Поэтому необходимо заранее оговорить правила предъявления, осмотра и оценки ущерба. Немаловажно разграничить - кто за кого будет платить. Например, выездной ресторан может сам компенсировать свои повреждения, а может и нет. В любом случае, перед администрацией площадки ответственность несет арендатор, то есть вы.

Осматривая площадку, узнайте, как именно она будет выглядеть конкретно в день вашего мероприятия. Может оказаться, что в этот день начнутся реставрационные работы в фойе дворца, или в особняке на время проведения мероприятий паркет застилают ковролином. Из ресторана может исчезнуть светотехника, которая оказалась принадлежащей не ресторану, а ее музыкантам.

Если вы хотите быть на мероприятии одни, то отдельно оговорите ситуацию с посторонними. Проблема в том, что не всегда договор об аренде означает, что на арендованной площадке вы будете одни. А вопрос - кто оградит вас от посторонних, многие арендодатели до сих пор оставляют на усмотрение арендаторов. Часто, хотя и не у всех, считается, что аренда - это оплата вашего права пребывания на данной площадке и все.

Также имейте в виду, что время аренды - это не только время прохождения праздника. Это еще и время на подготовительные работы, на сбор и уборку после праздника. И если одни арендодатели включают время на подготовку-сборы в заявленную стоимость, то другие могут потребовать доплаты. Аргументы предъявляют разные: и что в это дополнительное время они могли бы провести еще одно мероприятие, и что уже будет ночное время, а в стандартной цене внеурочная работа персонала не учтена. Первым обычно грешат дворцы, вторым - рестораны.

Для того чтобы понять, сколько человек поместится в понравившемся помещении лучше всего провести примерную расстановку столов. А при подготовке особо важных и ответственных мероприятий примерную расстановку надо провести обязательно. Конечно, есть нормы метража на одного гостя и личный опыт сотрудников площадки. Но нормам могут помешать особенности именно этого помещения (конфигурация стен, колонн, расположение дверей и окон и так далее), а что имеет в виду менеджер, утверждая "конечно, поместятся", вы тоже не знаете. Даже аргумент, что у них регулярно проводятся мероприятия с таким же количеством гостей, не должен вас убеждать.

Как правило, для банкетов на одного гостя отводят 2 кв. м, при фуршете обычно 1,5 кв. м. Если в программе планируются конкурсы, танцы и другие действия, то для них тоже необходимо место. Причем если у вас в зале находится сцена, то ставить столы к ней вплотную нельзя, необходимо создать "чистую линию" шириной минимум в 3 метра.

Дальше вместимость на оставшиеся метры надо рассчитывать исходя из имеющихся столов и способа их расстановки. Кстати, разнообразие столиков довольно велико и вы должны поинтересоваться, какая именно мебель будет в этом помещении во время вашего мероприятия (не всегда на банкетах используют те же столы, что обычно находятся в зале).

Еще один повод провести примерочную расстановку столиков - это видимость сценической площадки. Во многих дворцовых помещениях, да и в ресторанах, разнообразные "уголки", "ракушки" и колонны мешают обзору. И если теоретически в зале помещается нужное количество человек, то возможно, что некоторым из них ничего не будет видно. Таким образом, реальная вместимость зала уменьшается.

С проблемой "темных углов" можно условно разобраться с помощью видеоповторов, когда ставятся экраны и на них транслируется то, что происходит на сцене. Но эффект присутствия уже теряется. В больших залах, вместимостью более 300 человек, видеоповторы происходящего на сцене нужны обязательно, иначе задние ряды даже не будут пытаться увидеть и понять, что происходит на сцене. Также в залах, с числом гостей более 100 человек, обязательна сцена. Смысл тот же - приподнять выступающих, чтобы, начиная со вторых рядов, всем было видно происходящее на сцене, а не что-то мелькающее между головами сидящих впереди.

И еще несколько моментов, на которые непременно нужно обратить внимание при выборе места проведения праздника:

Расположение площадки. Важно помнить, что гости должны добираться до места проведения праздника без лишних усилий. И если выбранное место находится далеко от станции метро или загородом, то вам придется отдельно продумывать, как обеспечить гостей доставкой до места праздника и обратно.

Парковка. Принадлежит ли парковка выбранной вами площадке или она делится между несколькими учреждениями? Если на праздник приглашены VIP-персоны или просто предполагается приезд гостей на личном транспорте, то необходимо заранее зарезервировать для них места и обеспечить встречу специально проинструктированным персоналом.

Оборудование. Обратите особое внимание на то, какое оборудование имеется в зале, и входит ли его использование в стоимость заказа. Часто то, что вы видите при посещении ресторана, не является неотъемлемой частью его стандартного оборудования. Например, звукотехника. Она может отлично работать во время вашего ужина в ресторане, а для ее работы на банкете приходится или заказывать ее отдельно или доплачивать ресторану. Дополнительно поинтересуйтесь обслуживанием этой техники: случается что, например, "гардероб, конечно, есть и никуда не денется и будет ваш", но вот работа гардеробщиков оплачивается отдельно. Лучше проговорить эти моменты заранее.

Кондиционирование и курение. Как бы вы к этому не относились, но большинство гостей на вашем празднике будет курить. Поэтому обязательно поинтересуйтесь у администрации выбранного помещения - в каких залах разрешено курить, а в каких - нет. Многие дворцовые или музейные площадки вообще на своих территориях курить запрещают. Есть даже такие уникальные места, как Каменноостровский театр - все здание деревянное. Праздники в нем проводить можно, а вот курить нельзя. Только на улице и в сопровождении двух пожарных бригад. А может случиться и обратная ситуация - курить вам разрешают везде. Но если в заведении нет нормального кондиционирования, ваши гости уже через час не смогут в этом помещении находиться. Этот момент нужно также заранее урегулировать.

Гардероб. В гардеробе, кроме того, что количество вешалок должно быть не меньше количества приглашенных гостей, необходимо место для хранения пакетов и прочих принесенных вещей. Если мест в гардеробе не хватает, то вам необходимо будет взять в аренду перевозные вешалки-стойки. Еще при планировании работы гардероба надо предусмотреть, чтобы на каждые 50-70 гостей приходилось по одному гардеробщику.

Туалеты тоже нельзя обойти без внимания. На 60 человек необходимо минимум по одному месту, в независимости от того, что за мероприятие вы устраиваете - фуршет во дворце или барбекю в лесу (кстати, в лес туалеты вам придется специально заказывать). Отдельно продумайте и вопрос с текущей уборкой в туалете.

Уборка. Немаловажным является вопрос уборки всего помещения. Кроме дежурных уборщиков во время мероприятия, на случай ненароком разбитого бокала и тому подобного, кто-то должен обеспечить уборку после проведения праздника. Обычно эти работы не проводят хозяева сдаваемых в аренду дворцов, и их просьба в конце мероприятия об уборке и вывозе мусора может стать для вас неприятной неожиданностью.

Специальные требования. Помните, что существуют пожарная служба, электрики и СЭС. Часто кажущиеся совершенно бесхозными подсобные помещения никак нельзя занимать из-за необходимости оставить пожарный проход и т.д. Или по причине чувствительных датчиков вам могут не разрешить применять, в общем-то, безобидные дымовые эффекты. Поэтому оговаривайте возможность проведения любых ваших действий с администрацией площадки.

Расположение гостей в зале

После выбора площадки надо определиться с тем, какие будут использоваться столы и как они будут расположены.

Столы могут быть круглые и прямоугольные, ресторанные и клубные, различного диаметра (диагональю 180, 150, 120 и 90 см). Классическим банкетным столом считается круглый, диаметром около 180 см. При обычной рассадке за ним располагается 10-11 человек. Можно уплотнить до 13, но при этом вы заставите гостей сидеть локоть к локтю. VIP-рассадка за таким столом подразумевает 7-8 мест, а если убрать места, обращенные спиной к сцене, то 4-5. На подобных столах можно соблюсти все правила сервировки и обслуживания, места хватит. Поэтому их часто используют при проведении банкетов высокого уровня. Столы меньшего диаметра вынуждают упрощать сервировку. В большинстве ресторанов используются столы диаметром в 120 см. Такой размер выбран потому, что обычно в ресторан гости заглядывают парами, и для обслуживания двоих клиентов места на этом столе вполне достаточно. Стол диаметром 90 см применяется в клубах. Их выбор обусловлен тем, что в клубе основной продукт - алкоголь, а он не требует много места. Если вам предлагают провести банкет на клубных столах (а тем паче - круглых) имейте в виду, что даже 4 тарелки на нем будут стоять с трудом. Также не поддавайтесь соблазну составить вместе круглые столы - это украдет у вас массу пространства.

Существуют несколько основных типов расстановки столов - в виде буквы "П" и буквы "Т", "торпеды", "елочка" и "шахматы".

Размещение гостей за столиками, расставленными в "шахматном" порядке - это первое, что обычно приходит на ум. При таком расположении возможен самый высокий уровень обслуживания, так как у официанта открыт доступ к каждому гостю.

Расстановка столов в виде буквы "П" и "Т" хороша при небольшое количестве гостей (до 40-50 человек), когда большинство знакомы друг с другом, когда существует дефицит пространства и гостей надо расположить как можно компактнее. К тому же эти формы расстановки столов визуально концентрируют внимание на ту часть стола, которую изображает верхняя "перекладина" в "буквах". Поэтому и употребляется такие типы рассадки в основном на свадьбах и юбилеях, но они малоприемлемы при проведении корпоративных событий.

"Торпедами" называют расположение столов составленными в несколько длинных линий и поставленных параллельно друг другу вдоль ресторанного зала. При этом сильно ограничивается зрительный контакт между гостями праздника. Отсюда и нежелательность такой расстановки.

"Елочка" - одна из самых популярных и подходящих форм расположения. В "елочке" столы ставятся под углом (примерно 35є) к осевой линии зала. Если представить, как выглядит зал сверху, то линии столов как бы образуют ветви ели, а проход между ними - ствол. При этом гости максимально удобно расположены к сценической зоне и не разобщены. "Ветви елочки", то есть столы, при этом обычно накрывают на 10-14 персон. При этом расположении самая удобная форма обслуживания - это "русский стол".

Часто возникает вопрос: а что все-таки делать тем, кто сидит спиной к сцене? Лучший ответ - ничего. Попробуйте вспомнить любую, транслируемую по TV церемонию высокого уровня - там, сидя за круглыми столиками, кто-то находится спиной к сцене, но в нужный момент просто разворачивается на стуле. Но если для ваших гостей это не приемлемо, попробуйте расставить столы в форме "елочки" или сохраните "шахматы", но уберите все места, расположенные спиной к сцене. Получатся эдакие "ракушки". Рецепт, как видите, прост. Но в жизни применяется редко, так как увеличивает необходимую площадь зала для мероприятия, соответственно - вынуждает арендовать более дорогую площадку.

В любой, даже в самой что ни на есть демократичной компании, существуют руководители. И всегда возникает вопрос - где этот руководящий состав расположить. Вариантов несколько. Можете рассадить начальников в случайном порядке за разные столики, при условии, что это не слишком смутит их возможных соседей.

А можно не мудрствовать и выделить для них отдельный стол. А для соблюдения принципов демократичности можете не выделять его ни визуально, ни накрытием, ни особым обслуживанием. В любом случае этот стол должен быть недалеко от сцены, чтобы директор мог легко и быстро выйти на сцену. И желательно не сажать его в центре зала, чтобы взгляды прочих сотрудников не "упирались" в директорский стол. В итоге лучшее место - в первом ряду с краю.

Виды обслуживания

Существует несколько видов банкетного ресторанного обслуживания. В этой статье мы воспользуемся хотя и упрощенной, но зато общеупотребимой классификацией: "русский стол" (банкет с частичным обслуживанием), "банкет с классическим (полным) обслуживанием", фуршет, коктейль, шведский стол и барбекю.

Если вам предлагают "русский стол" - это означает, что часть блюд будет или изначально находиться на столах, или подаваться на одном большом блюде (на каждый стол), чтобы гости сами могли класть себе на тарелку столько, сколько сочтут нужным. Так же и спиртные напитки просто выставляются на стол, а гости сами наполняют свои бокалы. Это довольно удобная форма ресторанного обслуживания для корпоративного мероприятия. Она не создают излишней степенности и официальности и дает дополнительный повод для общения гостей.

При заказе "Банкета с классическим обслуживанием" подразумевается индивидуальное обслуживание каждого гостя всем, начиная от блюд, заканчивая спиртными напитками (и, кстати, предполагает большое количество столовых приборов). При этом блюда обычно подаются тремя курсами со значительной паузой для неспешных переговоров. Понятно, что такая форма подходит для более официальных встреч.

При обслуживании "а-ля фуршет" посадочных мест вообще не предусмотрено, а вся еда и напитки выставлены на специальных фуршетных столах. При этом все предлагаемые блюда должны быть такого размера и вида, чтобы их было удобно съесть за 1-2 укуса.

Отсутствие мест вынуждает людей перемещаться по залу и располагает к общению. Но важно помнить, что заставлять стоять гостей более 1,5 часов негуманно. И если подготовленная вами программа продлится дольше, то проводить праздник в форме фуршета не стоит.

"Коктейль" по сути - это упрощенная форма фуршета. При этом фуршетные столы не ставятся, и все блюда выносятся на подносах официантами и проносятся по залу. В самом зале устанавливаются только бар и подсобные столики. Кстати, еды на таком приеме вообще может не быть, а если и есть, то это лишь фрукты и несколько закусок, гармонирующих с подаваемыми алкогольными напитками.

"Шведский стол" выглядит как объединение фуршета и банкета. То есть у каждого гостя есть сервированное место за столом, но всю еду он самостоятельно берет с отдельно стоящих столов. Это далеко не самое удачное решение для корпоративных праздников, так как создается большое количество передвижений по залу, и в результате теряется суть происходящего. Шведский стол подходит в редких случаях когда, например, вы организуете ресторанное обслуживание при проведении длительных соревнований, или если предполагается, что гости будут присоединяться к празднику в течение всего дня.

"Барбекю" более привычно называть "шашлыками". По своей сути барбекю - это фуршет или шведский стол на открытой площадке, в меню которого обязательно входят блюда, приготовленные на мангале или открытом огне. Разумеется, трудно придумать более подходящую форму обслуживания для проведения летних (особенно спортивных) корпоративных праздников.

Выбирая между стационарным рестораном и кэйтеринговой компанией, вы должны четко представлять слабые и сильные стороны этих вариантов.

Дело в том, что банкетное обслуживание сильно отличается от обычной работы ресторана. И речь идет не только о специальном оборудовании, и о технологиях приготовления блюд, но и об обслуживании гостей официантами и барменами.

Так, в стационарном заведении средней руки обычно трудится 4-5 официантов на 100 посадочных мест. А при классическом банкетном обслуживании или обслуживании VIP-уровня должно быть минимум по одному официанту на каждые 6-10 персон. При банкете с частичным обслуживанием ("русский стол") один официант может обслужить 10-15 человек. На фуршет и коктейль выделяется по одному официанту на 15-20 гостей. А если у вас на мероприятии предполагаются бары, то надо рассчитывать по одному бармену на 40-60 персон.

Имейте в виду, что стационарные рестораны далеко не всегда располагают таким штатом, а при проведении банкетов часто не утруждают себя приглашением дополнительного персонала. Поэтому, бронируя ресторан, обязательно выясните, сколько человек будет обслуживать ваше торжество, иначе во время праздника вам придется мириться с различными недочетами: не вовремя поданные блюда, неубранные пепельницы и так далее.

Собираясь провести свое мероприятие на территории ресторана (кафе, клуба), вы, естественно, получаете от выбранного заведения не только место для праздника, но и приготовление блюд, подачу их на стол, а также обслуживание гостей в течение всего мероприятия. А что делать, если у выбранной вами площадки нет своей кухни (дворцовый зал, теплоход, база отдыха)? В этом случае вам придется выбирать, пригласить поработать на выезде какой-то стационарный ресторан или воспользоваться услугами кэйтеринговой компании.

При этом необходимо учитывать, что если понравившийся вам ресторан прекрасно работает в родных стенах - это еще не означает, что он будет так же хорош на другой площадке. Ведь при работе на выезде блюда готовятся на базе ресторана только до определенного уровня и потом доводятся до готовности и выкладываются на блюда уже на месте проведения праздника. Соответственно, для работы на площадке, не оборудованной кухней, необходимо владеть специальной и проверенной технологией приготовления таких блюд и иметь необходимое оборудование - перевозные плиты, тепловые шкафы и многое другое. Но не все стационарные рестораны, заявляющие, что могут провести банкет на любой площадке, такими технологиями и оборудованием обладают и могут отработать с неизменным качеством кухни и обслуживания и "дома" и на выезде. Поэтому заранее наведите справки об опыте работы ресторана на выездных мероприятиях.

Проблемой кэйтеринговой компании может стать то, что у них, как правило, нет постоянного штата исполнителей. И помощников поваров, и официантов, и барменов, и уборщиков такие фирмы обычно нанимают под каждый заказ на условиях подряда. Как следствие - возможная несогласованность их действий, неумение работать в команде и т.д.

Меню

При составлении меню для банкета существуют свои особые правила. Они появились из-за необходимости учесть вкусы и предугадать желания всех гостей, не имея возможности опросить каждого. Конечно, если вы планируете мероприятие vip-уровня, то сбалансированное и утонченное меню сможет составить только опытный шеф-повар. Но для проведения корпоративных праздников редко используют рестораны высшего класса и, хотя руководство выбранного вами заведения и предоставит свои варианты меню, вам будет полезным проверить предлагаемый вариант.

Классически меню состоит из холодных закусок, салатов, горячих закусок, горячих блюд, специального блюда, десертов и напитков. При этом понятно, что каждому гостю достаточно двух-трех видов холодных блюд и одного горячего.

Главный принцип составления банкетного меню - это содержание в нем и мясных, и рыбных блюд, и блюд из птицы. Большая часть блюд должна быть мясной. Вот примерное соотношение: мясо - 60%, птица - 25%, рыба - 15%. Десерты, при проведении корпоративной вечеринки, вполне можно исключить совсем. А вот на фуршете или на vip-банкете десерты должны быть обязательно.

Что касается затратной части, то при проведении банкета среднего уровня на угощение одного гостя обычно тратится $40-60, а на алкогольные напитки (если вы закупаете их самостоятельно) - еще около $10.

Необходимое количество еды, конечно же, напрямую зависит от того, какие конкретно заказаны блюда. Но есть способы хотя бы примерно представить достаточность меню. Для этого непременно потребуйте, чтобы в высылаемом вам перечне блюд были написаны "выходы", то есть вес каждого блюда. Если суммарный вес блюд, приходящихся на одного человека, превышает 1200 грамм, то можно смело сокращать меню. Если же меньше 600 грамм, то стоит побеспокоиться о том, не останутся ли ваши гости голодными.

В составляемых ресторанами меню часто встречается фраза "блюда на выбор". Делается так для того, чтобы предоставить каждому гостю больше выбора, и при этом не заказывать лишних блюд, не увеличивая тем самым стоимость банкета. Но иногда такой прием используют, чтобы замаскировать скудный набор блюд и придать меню видимость насыщенности и объема. Предполагается, что из перечня "блюд на выбор" каждый гость сможет получить только его часть. Для этого пишется список, например, из семи холодных закусок под заголовком "холодные закуски на выбор". Тогда необходимо уточнить - сколько порций (и сколько грамм) получит каждый гость из этого набора.

Часто возникает вопрос: как проконтролировать работу ресторана, как определить, получили ли вы ровно столько продукта, сколько вами заказано. Ответа может быть два. Один - выделить ответственного со своими весами и выборочно взвешивать и пересчитывать блюда на выносе из кухни. Но и в этом случае возможно взаимное непонимание с рестораном, так как ваш ответственный сотрудник не сможет весь праздник находиться на месте неотлучно, будет задерживать работу персонала ресторана, а выборочная проверка дает только вероятностную оценку. Лучший же ответ - это использовать тот ресторан, которому вы доверяете и ничего не контролировать.

Иногда у заказчиков возникает соблазн принести на банкет частично свои продукты, которые или будут использованы в приготовлении блюд, или просто поданы на стол. Из соображений безопасности ресторан должен отказать вам. Ведь он отвечает за соблюдение норм гигиены и за здоровье гостей.

А вот на чем у вас может получиться сэкономить, так это на спиртных напитках. Как правило, при проведении банкетов ресторан предоставляет заказчикам такую возможность - закупить и доставить спиртные напитки самостоятельно. Чаще всего применяется следующая схема - ресторан заявляет минимальное количество спиртного, которое вы покупаете у него (например, шампанское и водка), а остальное вы привозите сами. При этом вы должны договориться о том, следует ли гостям предоставить возможность дозаказывать напитки в баре сверх того, что вами предусмотрено для праздника, какие это могут быть напитки и кто будет эти дополнительные расходы оплачивать. Исходя из общепринятых правил вежливости, все ресторанные расходы должен взять на себя приглашающий, то есть в данном случае - ваша компания. Но можно поступить и по-другому - договориться, что дополнительный заказ напитков будет за счет их заказавших, тогда официанты должны предупреждать об этом гостей перед таким заказом.

Теперь о том, какие напитки и в каком количестве должны присутствовать на мероприятии. Традиционно на празднике должно быть шампанское, хотя бы в количестве, достаточном для одного тоста. Если шампанское включается в меню только как "ритуальный" элемент, для первого тоста, то оно может быть полусладким. Во всех прочих случаях желательно покупать именно шампанское, а не просто игристые вина, и только сухие и полусухие сорта. Также обязательными напитками на банкете являются водка и вино. Вино, при отсутствии явных предпочтений у коллектива, лучше закупать сухое и большую его часть (около 2/3) - красного. Ну а на качестве водки, как всем известно, лучше не экономить.

Само количество спиртного традиционно определяется из расчета на 1 гостя: водки необходимо по 200 гр. на каждого гостя, вина - 400 гр., шампанского - 150 гр.

В общем и целом, при проведении банкета ориентиром может быть 800 гр. спиртных напитков средней крепости на каждого гостя. А при фуршете - 300-400 гр.

Закупать и привозить спиртные напитки нужно как можно раньше. Грамотные администраторы ресторанов просят привезти напитки не позднее, чем за 2-3 дня до мероприятия. А состав напитков необходимо согласовать еще на стадии проработки меню, так как от этого зависит и набор "стекла", который ресторану необходимо иметь, и дополнительные ингредиенты (лед, лимон и т.д.). А ведь ресторан еще должен подготовить привезенный вами алкоголь - проверить, протереть бутылки и т.д.

После того, как проработано меню, вам надо обязательно согласовать время и подачу блюд с программой всего праздника. Нет ничего хорошего в том, что во время важного выступления по залу будут ходить официанты и разносить салаты. Или если во время тоста на столах не окажется вина или шампанского.

Часто после проведения банкета остаются неиспользованные блюда (в основном - десерты, торты, специальные блюда). Как и при частном посещении ресторана, все остатки принадлежат вам. И вы вправе попросить упаковать их, чтобы забрать с собой. Хороший ресторан такая просьба нисколько не удивит. Более того, у ресторана должны быть специальные боксы для упаковки подобных продуктов. Только вот делать это мы рекомендуем лишь если вы хотите забрать целые блюда, если вы можете забрать их сразу и употребить в ближайшее время. Ведь учтите, что ресторанные блюда быстро теряют свои вкусовые качества. А так как не всегда после праздника вы можете обеспечить им правильное хранение, то вы подвергаете опасности свое здоровье.

Зато алкоголь можно забирать смело. Привезенные вами напитки, разумеется, надо сдавать по накладной. Пусть она останется внутренним документом между вами и рестораном, но пусть она будет. А в конце банкета опытный менеджер ресторана и без дополнительного напоминания продемонстрирует вам остатки спиртного по этой же накладной. При этом он должен показать вам все бутылки и сверить со входящей накладной - как пустые и разбитые, так и частично опустошенные и полностью неиспользованные. Но если вы предполагаете забирать остатки алкоголя, то лучше все-таки заранее сообщить об этом.

Декоративное оформление

Основным принципом декоративного оформления является тематическая привязка к поводу мероприятия.

Второе - это размер декораций. Мельчить в данном случае недопустимо, иначе вы просто зря выбрасываете деньги.

И третье правило - декорации не должны мешать гостям.

Самыми недорогими и наиболее популярными являются декорации из воздушных шаров. Как говорят компании, специализирующиеся на этом виде украшений, - "один шарик - это уже праздник". И это правда. Воздушные шарики настолько жизнерадостны и нейтральны, что, наверное, не надоедят никогда. Они хороши также тем, что дают огромный простор для фантазии - из шариков можно делать панно с любым изображением и надписями, из них можно складывать фигуры, их можно "скручивать" практически в любые композиции - было бы где их разместить.

Отличной декорацией могут стать флаги, подходящие по форме и цвету к стилистике вечеринки, или флажки с корпоративной символикой. Их можно быстро и недорого изготовить, ими легко украсить любую площадку. К тому же, эти флаги можно будет потом использовать и на других ваших мероприятиях.

Великолепным украшением зала могут стать композиции из живых или сухих цветов и растений. Но это уже намного дороже, так что применяют такие декорации для мероприятий соответствующего уровня. Банкетные столы (или фуршетные линии) часто декорирует сам ресторан, обслуживающий банкет. А вот дополнительные украшения лучше заказывать у специалистов, иначе есть риск, что привезенная "любительская" композиция завянет прямо на банкете, не говоря уже об эстетике.

Еще один вариант недорогой декорации - так называемые "фальш-стены". Это когда вдоль стен натягивается ткань или сетка, а на них уже укрепляются другие элементы декорации. Так например, на празднике одной известной петербургской фирмы фальш-стены были сделаны из крупно измятой мешочной бумаги, а поверх были нарисованы "наскальные" охотничьи сценки. Получилось интересно и недорого. Особенно такие варианты хороши, когда под проведение мероприятия арендуется безликое выставочное или спортивное помещение.

Из нестандартных решений - украшение праздника ледяными скульптурами. Их вручную вырубают из цельных и абсолютно прозрачных 400-500-килограммовых глыб. Срок "жизни" такого украшения - 6-8 часов, а стоимость колеблется от $200 (фигура размером 1х0,5 метра) до $2000-2500. Вы можете заказать фирменный логотип или любое другое изображение (вплоть до автомобиля в натуральную величину). Банкетные столы, вместо обычных букетов, можно украсить композициями из вмороженных в лёд цветов или ледяными вазами для фруктов. В зале можно поставить барную стойку, целиком, вместе со всеми аксессуарами, вырезанную изо льда. Если оформить заказ заранее, то в "скульптуру" можно будет вморозить любые предметы: живые цветы, фрукты, бутылки, образцы продукции вашей компании и т.д. Кроме того, изо льда можно изготовить оригинальные сосуды для напитков, например в виде самовара с краником, а внутрь залить водку или бренди, предоставив гостям возможность самостоятельно наполнять свои, тоже ледяные, бокалы.

И последнее. При ограниченном бюджете не стремитесь украсить весь зал. В первую очередь декорируйте зону около сцены, "задник" сцены и главный вход. То есть те места, на которые гости обратят свое внимание в первую очередь. Прочие же стены зала можно и оставить в их естественном состоянии.

Кстати, входу необходимо уделить особое внимание. Особенно, если вы арендуете не ресторан, вывеска которого видна издалека, а зал в помещении, вход в которое не достаточно бросается в глаза. Если вход неприметный, и плохо выделен дизайном здания, то вам придется вложить в его украшение часть своего бюджета. Иначе может случиться так, что гости вообще не смогут его найти. А кроме того, нельзя забывать, что праздничное настроение гостям нужно создавать с самого начала.

Приглашения

Этим обязательным элементом любого общественного мероприятия зачастую пренебрегают, особенно, если праздник готовится исключительно для сотрудников компании.

Но это в корне неправильно. Пригласительный билет - это и средство дополнительной мотивации к участию в корпоративном празднике, и отдельный знак внимания и уважения к членам коллектива, и пропуск на мероприятие, и элемент создания праздничного настроения. Пригласительные билеты также можно использовать и в самой программе - по ним можно разыгрывать призы, их можно обменивать на порции спиртных напитков, их, наконец, можно сделать частью общих игр, написав на каждом билете часть какой-то фразы и предложив гостям собрать компанию с пригласительными, образующими одно целое, а первым собравшим присудить отдельный приз, например, бочонок вина.

Как сделать пригласительные билеты? Как угодно, хоть в виде трамвайных талончиков или пивных бирдеккелей, если это согласуется с идеей праздника. А вот вручать их надо не менее чем за две недели до дня мероприятия, что бы все приглашенные могли согласовать это со своими планами.

Теперь о том, что обязательно должно быть на пригласительном билете.

- Во-первых, необходимо указать, кто приглашен (традиционно принято показывать уважение к гостю, надписывая его имя от руки). Кроме имени приглашаемого человека, стоит написать, на сколько персон действительно это приглашение, это снимет вопрос, приглашают ли гостя с супругой или с коллегами (если приглашенный из сторонней организации) или только его одного.

- Во-вторых, место проведения праздника. И лучше написать лишнее предложение, чем потом отвечать на бесконечные звонки с вопросами "а куда здесь поворачивать" и "ну где же этот дом". В некоторых случаях пригласительный билет имеет смысл дополнить схемой проезда и информацией о том, каким образом гости смогут добраться до места и обратно.

- В третьих - время мероприятия. Причем, необходимо указывать время, на которое запланирован сбор гостей, и отдельно - время начала праздничной программы, иначе можно столкнуться с недопониманием, грозящем затянуть начало праздника. Полезно также указывать, до какого примерно часа мероприятие продлится.

- В четвертых, на приглашении должна быть информацию о том, чему посвящено мероприятие, и кратко - о том, что будет происходить на вечере, с указанием желательной формы одежды приглашенных. Этим указанием вы избавите своих гостей от множества мучительных вопросов.

В некоторых случаях полезно также указать, кто еще приглашен на праздник. Напишите, например, "приглашены все сотрудники компании" или "приглашены сотрудники конкретного подразделения компании, а также основные партнеры".

Транспорт

Хорошим тоном считается доставка гостей на место праздника и обратно, по его окончанию. Причем "про обратно" часто забывают. Вообще все, что делается на празднике, должно быть продумано так, чтобы требовать от гостей минимальных размышлений и усилий. И если мы устраиваем мероприятие далеко от общедоступного места, то мы и должны сами взять на себя заботы по дороге туда и обратно.

Оптимальный вариант - это, конечно автобусы. Выберите только - какой должен быть уровень комфорта и вместимость каждого автобуса. А если вы взяли на себя обязанность доставить на место праздника актеров, или других привлеченных исполнителей, то обязательно планируйте для этого отдельный транспорт.

Обязательно точно определите время отъезда автобуса. Но приглашайте всех чуть-чуть заранее. Например, к 16:50, если планируйте отправление на 17:00. С такой же перестраховкой следует отнестись и к расчету времени в пути. Рассчитывать лучше на самую меньшую возможную скорость. Правильнее будет ускориться уже в дороге.

Существует "правило двух автобусов". Если автобусов у вас два и больше, то запланируйте оправить первый (или все, кроме одного) строго по расписанию, а второй (или последний) задержите на 10-15 минут - подождать опоздавших. Те же машины, что ушли раньше, пусть не торопятся, чтобы их могли нагнать отстающие.

Если вы отправляете гостей на автобусе, то, скорее всего, до места его парковки гости приедут на метро. Важно кому-то встретить гостей у выхода из метро, даже если вы нарисовали точное место парковки автобуса в пригласительном билете. Ведь случись так, что автобус припаркуется немного в другом месте, и как вы будете собирать своих коллег? Также не поленитесь сделать большие таблички на сам автобус (А4 формат - это маленькие, нужны действительно большие и заметные издалека) и повесьте их на стекла со всех сторон автобуса.

И еще одна немаловажная рекомендация - не начинайте распространять спиртные напитки в автобусах, иначе начало праздника будет смазано (отсюда же, кстати, идет традиция провожать старый год только в 22 часа, ведь иначе некоторые рискую пропустить новый).

Что касается обратной дороги, то для этого, если вам позволяют возможности, лучше заказать микроавтобусы. Тогда вы сможете пустить их по маршруту "место праздника - ближайшее метро" поочередно, по мере их наполнения. Таким образом, гости смогут уехать в удобное для них время. Ну а самых поздних гостей придется развозить уже до подъездов.

Встреча гостей и начало праздника

На улице, перед входом на арендованную вами площадку непременно должно быть какое-то временное обозначение того, что именно сегодня и именно здесь проходит ваш праздник.

На самом входе у гостей кто-то должен проверить билет. Лучше, если это будет кто-то из организаторов, чем охрана. Оказавшись в фойе (у гардероба) гости обязательно должны видеть - куда им дальше идти. Если фойе небольшое, а зал для праздника один и виден сразу же от входа, то в фойе может больше никого и не быть, кроме работника гардероба и охранника. В остальных случаях кто-то или что-то должно гостей направлять.

Если приглашенных много (например, больше 300 человек), то правильнее будет сделать временный ресепшн, на котором любому гостю ответят на его насущные вопросы (куда идти, где туалет и т.д.). И, если устраивается ресепшн, то уже на нем учитывают пригласительные билеты и, возможно, там же в конце праздника выдаются памятные подарки.

Хорошо, если гостей встречает руководитель компании. Ему не надо стоять на улице или у гардероба, но крайне желательно быть недалеко от входа уже в самом зале. С самыми приближенными гостями он может поздороваться лично, кому-то просто кивнуть, а остальные хоть пройдут мимо и не поздороваются лично, но увидят его и оценят проявленное этим внимание. В крайнем случае, если директор не может присутствовать с начала праздника, встречать гостей должен кто-то из организаторов со стороны компании.

Часто возникает вопрос, а чем занять первых пришедших гостей в ожидании начала праздника? Чаще всего, занимать их ничем не нужно. Главное, чтобы к моменту их приезда были готовы все праздничные и тематические декорации, и звучала музыка. А новопришедшим, тем временем, предстоит раздеться, осмотреться, поздороваться со знакомыми, дамам - поправить макияж и т.д. и т.п., так что скучать, скорее всего, никто не будет.

Но если для сбора гостей вы отвели слишком много времени, то приготовьте для них какие-то развлечения, но крайне ненавязчивые. Например, можно устроить в фойе фотографирование в тантамаресках или рисование добрых шаржей. Кроме того, пусть официанты обходят гостей с бокалами вина или шампанского. В большинстве случаев этого достаточно.

У праздника обязательно должно быть четко обозначенное начало. Музыкой, звуком, светом надо дать понять, что сборы закончились, гостям нужно занять свои места, а руководству компании следует выйти на сцену и сказать несколько слов. Выступление директора, с одной стороны, дань традиции (его будут ждать), с другой стороны - это самое логичное начало праздника. Кроме того, это еще одно мягкое напоминание о том, что праздник организовала ваша компания.

Если у вас запланирована обязательная официальная часть вечера, то лучше провести ее в начале праздника, пока у гостей еще есть серьезный настрой, и они могут внимательно выслушать докладчиков. Официальная часть посреди праздника оправдана, только если первая часть мероприятия проходит в виде серии состязаний, а потом уже гости переходят к застолью. Тогда к моменту оглашения итогов состязаний перед застольем и можно добавить официальную часть (вместе с подведением итогов, награждениями, и так далее).

Ведущий

На любом мероприятии с участием большого количества гостей непременно должен быть человек, который будет озвучивать порядок проведения мероприятия, заполнять паузы, направлять гостей, комментировать происходящие события и, собственно, вести весь праздник. Иначе приглашенные могут превратиться в разобщенные по интересам и знакомствам группки людей, а смысл корпоративного события будет потерян.

В небольшой компании, где все сотрудники хорошо знают друг друга, роль ведущего на празднике может исполнить кто-то из своих, тот, кто не боится ответственности, умеет привлечь внимание и внятно излагать свои мысли, кто сможет отвлечься от празднования и заняться распорядительной работой на публике.

Если же у вас гостей много и, к тому же, не все знакомы друг с другом или никто не желает проводить вечер "в работе", то вам необходимо пригласить ведущего со стороны.

Как правило, у каждого профессионального ведущего преобладают какие-то определенные навыки. Поэтому сначала вы должны определить, как должен пройти ваш праздник, а потом подбирать подходящую кандидатуру для реализации ваших идей.

Выбор ведущего определяет и его основная задача на празднике:

- проведение конкурсов, игр, соревнований, розыгрышей, аукционов и лотерей;

- распорядительство, то есть анонсирование предстоящих частей праздника, приглашение к поздравлениям, предложение тостов, проведение награждений, направление внимания гостей на какие-то моменты. Распорядительство - это и улаживание конфликтов, а точнее - недопущение их. Грамотный ведущий почувствует неприятную ситуацию и сможет осторожно, не привлекая всеобщее внимание, предотвратить назревающий конфликт;

- конферанс - объявление шоу-номеров и заполнение пауз в программе шутками и разговорами.

По стилю работы ведущих можно условно разделить на несколько категорий:

- "Игровики" сильны в проведении конкурсов, игр, шуточных аукционов, розыгрышей, юмористических поздравлений. Конкурсный ведущий не только должен направлять действия команд, не забывая комментировать происходящее для зрителей, но и уметь предвидеть поворот событий, поддерживать накал страстей и не допускать конфликтов. Чаще всего именно ведущих-игровиков приглашают для проведения корпоративных праздников.

- "Конферансье". В его обязанности входят объявления, то есть конферанс. Он должен уметь "держать себя", уметь делать "подводки" к объявляемым номерам и уметь "тянуть" возникающие паузы. Хорошее чувство юмора ему просто необходимо, причем уместный повод он должен находить всегда и везде. Вам нужен конферансье, если у вас планируется развлекательная программа, состоящая из отдельных номеров, награждений и поздравлений.

- "Тамада". У тамады опыт проведения частных юбилеев и свадеб - это особая специфика поведения, речи и действий. Такой ведущий - не самый подходящий вариант для корпоративной вечеринки.

- "Спортивный комментатор". Этот человек должен не только знать соревнующихся и уметь бесконечно о них рассказывать, он должен знать игру, то есть знать историю игры, случаи и курьезы, с ней связанные. Он должен по ходу комментария делать быстрые выводы. Он должен уметь предвидеть изменение ситуации и уметь предстоящий поворот игры со вкусом преподнести. И, конечно, он должен уметь четко, красиво и долго говорить. Такого рода ведущий вам подойдет в том случае, если основная часть праздника будет посвящена каким-либо спортивным играм и соревнованиям.

- "Радиоведущий". В его обязанности, кроме навыка связно излагать свои мысли, входит умение контролировать поведение собеседника, подспудно направлять его мысль в нужное русло. Но, как правило, при проведении корпоративных мероприятий только такого мастерства недостаточно. Ведь ведущему на празднике предстоит находиться перед гостями, а вот этого многие "радиоведущие" и не могут. К тому же, они обычно не умеют хорошо проводить конкурсы, награждения и прочие праздничные события. Приглашение "радиоведущего" оправданно, если у него действительно есть необходимые дополнительные способности или вы хотите пригласить "знаковую" фигуру (но тогда вам должно быть все равно - как он будет работать, ведь вы осознанно приглашаете его "имя").

- "Клубные" ведущие умеют поддержать настроение массы танцующих и развлекающихся гостей меткими фразами, шутками и быстрыми конкурсами. Но учтите, что ведущий, постоянно работающий в молодежных клубах, привыкает к определенному стилю речи, юмору и поведению. Поэтому совсем "молодежный и клубный" ведущий навряд ли подойдет для корпоративного праздника.

Чтобы оценить профессионализм ведущего, надо с ним встретиться и обсудить предполагаемый праздник. Разговаривая, попробуйте понять, насколько этот человек "властен" над вами и ситуацией, насколько его чувство юмора и речь близки и понятны вам. А потом очень желательно прийти на какое-либо проводимое им мероприятие и увидеть его в реальных условиях.

Теперь о том, от чего зависит стоимость работы ведущего. Не всем понятно, почему свою двух-трех часовую работу ведущие оценивают в несколько сотен (а то и тысяч) условных единиц.

Первый фактор в определении цены - это известность. Принцип простой - "чем больше телевизора, тем дороже". Надо отдельно сказать, что присутствие в эфире не делает ведущего большим профессионалом. И, приглашая его, вы должны четко понимать, что вы покупаете "лицо", а профессиональные навыки лучше вообще не принимать в расчет.

Второй фактор - это опыт. Чем больше опыта, тем лучше. Опыт - это знание человеческой психологии и поведения гостей на празднике, это еще и практические навыки организации различных действий. Но надо понимать, что при достижении определенного уровня, дальнейшее количество лет уже не имеет большого значения. И, кстати, узнайте, как много мероприятий отработал выбранный ведущий, можно ведь за год провести 3 праздника, а можно и 30. К тому же, важно учитывать, насколько опыт предполагаемого ведущего соответствует вашему празднику.

Важен и внешний вид ведущего. Особенно если приглашены "сложные" гости (незнакомые друг с другом, высокопоставленные лица, конкуренты или узкие специалисты). Сами посудите, ведущий должен привлекать внимание и побуждать к каким-то действиям. А сможет ли образ "заслуженного артиста" быть адекватен активным командным играм. Так же и образ dj неуместен на приеме в смокингах.

Продолжительность и сложность работы ведущего и время, потраченное им на подготовку к работе, тоже может повлиять на стоимость работ, но несущественно. Как правило, ведущий отрабатывает одно мероприятие за вечер и ему уже не важно сколько часов он проведет на сцене - один или три.

Ну и, разумеется, на стоимость работ влияет время года. Во время предновогодних и весенних праздников, а также весь летний сезон основные рабочие дни для ведущих - пятницы и субботы. И стоимость их услуг на эти дни существенно повышается. Это необходимо помнить, назначая дату вашего мероприятия.

Итак, учитывая все вышеизложенное, примерный "прайс-лист" на услуги ведущих (за один "вечер" - 1,5-2,5 часа) может выглядеть следующим образом:

- начинающий ведущий, с минимальным опытом работы - $100-150;

- профессиональный ведущий, имеющий опыт и некоторую известность - $400-700;

- ведущий, начинающий набирать популярность (появлялся в телепередачах и сериалах) - $1000-1500;

- ведущий известный в масштабах страны - "звезда" - от $2500-3000 и до $5000-7000.

Определившись с кандидатурой ведущего, необходимо подготовить для него "рабочие" материалы (так называемую "фактуру"). Во-первых, это фамилии руководства и прочих влиятельных гостей мероприятия. Необходимо написать их именно так, как их следует произносить (расставив везде ударения). Желательно подготовить описание их характеров, отдельно указав тех, кого во время праздника лучше не беспокоить, и тех, кого беспокоить надо (напишите, что таким людям по душе). Для полноценной работы ведущего важно кратко описать, чем занимается ваша компания. Простыми словами и короткими предложениями. Тогда в речи ведущего появятся знакомые гостям слова. Можно написать краткую историю компании, и пусть это будут не только серьезные события, но и курьезные случаи, смешные названия, словечки, которые в ходу только в вашей фирме и т.д. Но пишите только то, о чем нужно и можно будет говорить со сцены.

Многие заказчики на этом не останавливаются, стремясь подготовить поминутный план всего мероприятия и утвердить текст выступления ведущего, полностью лишив его возможности импровизировать. Это в корне неправильно. Можно совместно с ведущим разработать тезисный план его работы. Но во время проведения мероприятия право выбора порядка действий на празднике должно быть у ведущего, ведь он чувствует настроение гостей и он должен предлагать им соответствующие настроению события праздника. Пусть у него будет предполагаемый план действий, но по ходу ведения праздника он сам определит - в какое время и что проводить.

Развлекательная программа

На корпоративном празднике развлекательная программа имеет некоторые особенности. Во-первых, необходимо учитывать, что мы приглашаем гостей не на самостоятельное театральное действие, и оно не само по себе является целью просмотра. Основной смысл корпоративного мероприятия - это общение в праздничной атмосфере. Поэтому программа не может состоять из выступлений, которые требуют внимательного и вдумчивого просмотра и соответствующего предварительного настроя. На корпоративном празднике необходимы шоу-номера, смысл которых можно уловить, уделяя происходящему на сцене лишь часть своего внимания. Такие выступления давно отработаны и существуют в так называемом "легком" жанре (кабаре, варьете). Во-вторых, для праздничной программы желательны номера, которые предполагают участие зрителей в программе.

Основной принцип составления программы для корпоративной вечеринки - это "калейдоскопичность" действий. Номера должны быть яркими, контрастными и меняться как в калейдоскопе - быстро и неожиданно. А если допускать длительные паузы между выходами артистов или выпускать подряд одножанровые номера (например, несколько танцевальных номеров), то интерес публики будет быстро потерян. При составлении (или утверждении) развлекательной программы желательно, чтобы в нее были включены блоки как для "глаз" (например, танцевальные номера или номера оригинального жанра), так и для "ушей" (песни, пародии и т.д.).

Звукообеспечение для типового зала на 100-150 гостей будет стоить около $300 (для выступлений со сцены), а для организации дискотеки - примерно $900.

Стоимость работы артистов (обычно, это исполнение одного номера программы) колеблется от $100 до $250, разумеется, что стоимость работы известного артиста на порядок выше. Так, если вы хотите пригласить кого-либо из звезд эстрады, то это обойдется вам не менее чем в $1500, а в среднем их гонорар составляет около $15000. К этому необходимо прибавить расходы на обычно заявляемый таким артистом бытовой райдер (проезд, размещение, питание, сопровождение и другие прихоти) и на технический райдер (требования к сценической площадке, звуко- и светотехнике). И учтите, что эти дополнительные расходы зачастую превышают "звездный" гонорар.

Общая продолжительность "организованной" программы должна быть не более 1,5-2 часов. При этом один непрерывный блок должен быть около 30-40 минут, больше внимание зрителя не удержать. И в этом блоке из 40 минут должно быть две-три части по 10-15 минут из нескольких номеров и нескольких конкурсов в каждом. Более длительная программа - это потраченные впустую деньги, так как праздничное настроение уже будет гостями достигнуто, аппетит будет приглушен, и гостям захочется активности, то есть танцев.

Остановимся немного подробнее на конкурсах. Конкурс - это соревновательное действие, то есть в конечном итоге кто-то обязательно должен выиграть. Смысл конкурса - в решение какой-то задачи или преодолении какой-то трудности. Задача не должна быть привычной для участников, а на ее решение отводится ограниченное время. Если же участники будут еще ярко и нелепо выглядеть, то конкурс превратится в веселое представление. Грубо говоря, в конкурсе участников ставят в неловкое положение, из которого они пытаются выбраться, а остальные болеют, переживают и смеются. Поэтому конкурс, как и анекдот, бывает или смешным или "политкорректным".

Но при всей популярности конкурсов на корпоративных праздниках они нужны далеко не всегда. Если вы проводите vip-мероприятие, то конкурсы на нем не всегда уместны. Здесь лучше вводить элементы интерактива в виде обращения к зрителю, но не привлечения его к действию. При проведении большинства крупномасштабных мероприятий (с участием более 300 человек) конкурсы так же будут не нужны, так как в конкурсах важна близость их к зрителю. На больших площадках теряется и их зрелищность и контакт со зрителем, и это лишает их смысла.

А теперь несколько слов о том, какими могут быть конкурсы:

- На местах или на сцене. Конкурсы на местах применяют для включения внимания большей части гостей к программе и к следующим соревнованиям. Поэтому конкурсы на местах хороши для "разогрева" публики, подготовке к более активной части вечера.

- Для зрителей или для непосредственных участников конкурса. Здесь все очень просто, в первом случае зрителям должно быть все видно, смешно и интересно, и ради этого, возможно, придется пожертвовать смыслом конкурса или удобством участников. Кроме того, очень важны конкурсные костюмы участников и звуковое сопровождение. Необходимо, чтобы происходящее активно и смешно комментировалось ведущим, чтобы соревнование было хорошо видно зрителям и, соответственно, у участников должны быть отчетливые, с большой амплитудой, движения. В конкурсах же "для участников", в первую очередь, важен сам процесс конкурса, сложность и интересность решаемой задачи, а не его зрелищность.

- Командные или персональные. Командные конкурсы, как правило, подразумевают, что команды формируются один раз и проходят в своем составе до конца конкурсной программы с выявлением команды-победителя. В персональных конкурсах в каждом новом круге - новые участники. Возможно, конечно, собирать на каждый новый конкурс новую команду, но это снизит внимание зрителей и уменьшит динамику праздника. И если очень хочется провести именно командные игры, но при этом привлечь к участию максимальное количество гостей, то лучше к каждому конкурсу менять одного участника команды, а не всю команду набирать заново.

Задача придумать конкурсы возлагается на организатора действия. Если у вас нет стороннего организатора, то можно этот вопрос обсудить с ведущим, наверняка он сможет подсказать вам интересное решение.

При составлении конкурсной программы надо учитывать некоторые правила. Как и вся программа мероприятия не может начинаться с бурного веселья, так и конкурсная ее часть не должна стартовать с самых трудных или активных конкурсов. Для начала необходимо дать гостям расслабиться, привыкнуть к своему месту, к залу, к окружающим. Для этого вечер традиционно начинают с поздравлений, тостов и нескольких номеров шоу-программы. Первые же два конкурса должны быть своеобразными "ледоколами", они должны подтолкнуть к общению и участию, показать пример того, что будет происходить в других конкурсах и дать понять, что это не страшно. Тут хорошо подходят викторины, опросы, то есть участие гостей "с места". Затем составляется сценическая конкурсная программа по принципу "два-через-два", то есть два конкурса, потом два развлекательных номера. Максимум должно быть три конкурса подряд, иначе начнет угасать зрительский интерес.

Ну и напоследок необходимо добавить, что в конкурсах будут участвовать только часть гостей - те, кто сами внутренне готовы к публичным действиям. Не имеет никакого смысла вынуждать кого-то "переступать через себя" и принуждать гостей к чему-то. Да и вообще нельзя ждать, что все гости без отрыва будут следить за происходящим на сцене, все-таки это не концертный зал и не трибуны спортзала. Для целей всеобщего участия и развития лучше организуйте персоналу тренинг, а на празднике гости должны отдыхать и развлекаться по своей воле.

Фейерверки и лазерное шоу

Искусство изготовления фейерверков было известно в Китае и Индии еще за несколько веков до н. э. В Европе же устраивать иллюминации начали только в IV веке. До наших дней дошли свидетельства о первых европейских масштабных иллюминациях: в Италии - в 1379 году, в Германии - в 1519 году, в Англии - в 1572 году, и во Франции - 1606 год.

В России первый фейерверк был дан в 1674 году в городке Устюг, и, начиная с петровских времен, на Руси стало принято отмечать таким образом все значимые события. Потешные огни регулярно устраивали в Москве, а затем и в Петербурге: в Новый год, "на день рождения царя", "на воспоминания Коронации", а также "ежели случится какая знатная виктория".

В наше время фейерверки перестали отождествляться лишь с Новым годом и празднествами государственного значения. Они стали традиционной составляющей любого торжества - свадьбы, дня рождения, корпоративной вечеринки. Кстати, фейерверки могут быть не только огненными, но и дымовыми, из холодного огня, из бабочек, из воздушных шариков, и даже из блесток.

Используемые для фейерверков изделия состоят обычно из картонного или пластмассового корпуса, вышибного и воспламенительных пороховых зарядов и пиротехнических цилиндриков или шариков, в состав которых входят окислители, окрашивающие пламя солей и горючих - цементаторов. Пиротехнические изделия наземного действия используются для получения различных огненных фигур: "водопадов", "фонтанов", "вертушек" и т.д. Контуры различных картин получаются при горении множества цветных пиротехнических свечей, которые монтируются на деревянных или металлических каркасах.

Существует большой выбор разнообразных фейерверочных изделий, использование которых не требует непременного участия опытных пиротехников. От фейерверков, подготовленных специалистами, они отличаются в первую очередь мощностью и высотой подъёма пиротехнического заряда, зато дают возможность потребителю самостоятельно устраивать световое шоу практически в любом месте.

Но если вы хотите получить действительно сказочное зрелище, то лучше привлечь профессионалов. Компании, официально работающие на этом рынке и имеющие государственную лицензию, смогут разработать для вас индивидуальный сценарий, исходя из ваших желаний и места проведения праздника, согласуют ваш фейерверк во всех необходимых инстанциях и обеспечат комплекс противопожарных мероприятий.

Еще один интересный вариант спецэффектов для корпоративных праздников - лазерное шоу. Светящиеся лучи могут проецироваться и в помещении - на специальную сетку, и на улице - на дымовую или водную завесу. В идеале, вы должны будете увидеть анимированные картинки, возникающие "сами по себе". Кстати, уличный вариант сильно ограничен погодой - если поднимется ветер или если будет недостаточно темно, вы можете вообще ничего не увидеть. А лазерное шоу "в дыму" производит нужное впечатление, только если смотреть на представление из одной, четко определенной точки.

Если вы устраиваете лазерное шоу в помещении, то его придется сильно затемнить, чтобы буквально ничего не было видно. А если абсолютной темноты добиться не возможно, то лазерное представление лучше вообще не проводить или смириться с тем, что зрителям будут видны и экран, на котором оно проецируется и техника (а ее много), которая шоу производит.

Фото-видеосъемка

Редко какое мероприятие проходит без участия фотографа или видеооператора.

Но, планируя фото- или видеосъемку своего праздника, продумайте заранее, для чего именно она вам нужна. Если только для отчета перед вышестоящим руководством о проведенном мероприятии (некоторые филиалы отчитываются перед головным офисом таким образом), то вам достаточно или самим сделать несколько снимков обычным любительским фотоаппаратом, или попросить об этом компанию-организатора.

Если вы это делаете для корпоративной газеты, то можно объявить конкурс на лучшую фотографию с действительно ценным призом. Тогда и интерес к газете будет увеличен, и снимков будет много. Правда, снимки будут не очень качественные, все-таки гости пришли праздновать, а не караулить удачные моменты с камерой, да и дорогой фотоаппарат вряд ли кто возьмет на праздник.

Приглашение профессионального фотографа с соответствующей техникой поможет вам сделать качественные снимки в трудных условиях, например при недостаточной освещенности или во время соревнований и конкурсов. К тому же, это избавит ваших коллег от необходимости быть "дежурным". И самое главное - у профессионала есть навык и опыт. Он не постесняется подобраться к нужному месту, откуда будут лучшие ракурсы. Он предугадает развитие событий и заранее определит лучшее место для съемки. У него не сядет аккумулятор, а у ваших гостей на фотографиях не будет "красных глаз". И так далее. В общем, если нужны гарантированно качественные снимки, то лучше привлекать профессионала.

Приглашая фотографа со стороны, вы должны хорошо продумать его работу. Необходимо заранее сообщить ему о том, как будут развиваться события на празднике. Кроме того, обсудите с ним так называемые "обязательные" снимки: например, тост генерального директора или чествования важных партнеров.

В последнее время профессиональные фотографы работают с цифровыми фотоаппаратами, а полученные фотографии записывают на CD-диск. В дальнейшем вы сможете сами распечатывать нужные фотоснимки в любой фотолаборатории. Но можно и договориться с фотографом, чтобы он сам (за отдельную плату) сделал распечатки. Как показывает практика, фотографии в таком случае будут гораздо лучшего качества (дело в том, что практикующих фотограф как правило печатается в одном и том же месте, и либо имеет возможность контролировать процесс обработки файлов и печати, либо имеет там близких знакомых, которые это сделают для него).

Обычно, приглашая фотографа на корпоративное мероприятие, договариваются с ним о почасовой оплате. В среднем по городу это $50-60 в час. Причем одного фотографа достаточно, если ваше торжество рассчитано на 150-200 гостей. Для работы на более масштабных праздниках нужно приглашать несколько специалистов.

У некоторых фотографов есть собственное оборудование для студийной съемки - специальные лампы, которые устанавливаются в разных частях зала. Такое дополнительное освещение необходимо для качественной съемки в недостаточно светлых или слишком больших залах. Правда, его использование повлечет и дополнительные расходы - $100-250 за вечер.

Видеооператоры запрашивают в среднем $200-300 за вечер, а отснятый материал передают заказчику на DVD.

Сувениры и подарки

Сувениры (от франц. souvenir - подарок на память) на корпоративном празднике обычно дарятся всем приглашенным. Причем, очень желательно, чтобы все гости получили одинаковые или равноценные сувениры.

Памятный подарок не должен быть значительным и обязывающим (дорогим). Им может стать забавная безделушка, зажигалка, брелок, ручка, коврик для мышки, блокнот, шуточный диплом, памятный значок, бейсболка и т.д. и т.п., вплоть до календариков и елочных игрушек (на Новый год). Все эти предметы должны как-то соответствовать идее мероприятия, иметь его символику или логотип компании.

Часто на корпоративных мероприятиях используют такой прием: в качестве сувенира сотрудникам компании вручают что-то, что можно использовать дома, в кругу семьи. В этом смысле идеальна кружка с корпоративной символикой, и все было бы хорошо, но вот кружку все время дарить не будешь. Поэтому к следующему празднику можно преподнести "фирменные": футболку, подставку под горячее, полотенца, ножи для пиццы, кухонную прихватку и т.д. Предполагается, что таким образом ваш сотрудник унесет домой частичку компании или праздника. Но тут имеет значение, чем занимается ваша фирма. Согласитесь, неплохо иметь дома предмет с милым логотипом компании, выпускающей, скажем, сок или шоколад. И совсем другое дело - принести домой макет сталелитейного завода.

И, кстати, несколько слов о нанесении корпоративной символики на сувениры. Разумеется, она может быть на вашем подарке, но все хорошо в меру. Так, например, вряд ли кто из ваших сотрудников захочет носить футболку, на которой аршинными буквами будет светиться название вашей фирмы. Вы дарите сотруднику какую-то вещь, а не логотип, поэтому постарайтесь не переборщить.

Хотя, если вы хотите подарить именно логотип, то сделать это можно следующим образом: изготовьте фирменное изображение компании в каком-нибудь необычном виде или качестве. Например, сделайте его в виде мягкой или елочной игрушки, или подарите гостям логотип-магнит на холодильник, или надувной логотип для плаванья.

Подарки дарятся за что-то (или, чего греха таить, в надежде на что-то). Если подарки для персонала, то за какие-то достижения и конкретным людям. А если подарки вручаются всем сотрудникам, то они дарятся в знак благодарности от руководства коллективу за их общую работу или их общие достижения или за то, что они все еще с вами. Поэтому подарки должны быть "весомыми", то есть обладать определенной ценностью и быть полезными или очень приятными.

В небольших (по количеству персонала) фирмах с подарками легче, ведь можно выбрать подходящий презент для каждого. В больших коллективах чаще всего заказывают одинаковые для всех подарки, и уже дополнительно как-то поощряют особо отличившихся сотрудников.

Современная индустрия бизнес-подарков предоставляет огромный выбор: различные офисные принадлежности, галантерея, спортивные и дорожные костюмы, аксессуары для автомобилей, туристское снаряжение, посуда и многое-многое другое.

Выбирать подарки вам придется не только исходя из ваших финансовых возможностей, но также и принимая во внимание профессию, возраст и пол ваших сотрудников, сложившиеся в коллективе взаимоотношения и степень демократичности руководства. Но есть и универсальные подарки: часы (настольные и наручные), деловые настольные приборы, аксессуары для мобильного телефона и т.д. Кроме того, можно изготовить "собственную коллекцию" спиртных напитков, снабдив бутылки специальными этикетками.

Кстати, не обязательно непременно дарить какие-то предметы. Можно, например, приобрести для своих сотрудников туристические путевки с открытой датой, или подарочные сертификаты на услуги салона красоты для женщин и спорт-зала для мужчин, или сезонные абонементы (в театр, на каток, на матчи "Зенита" или соревнования "Формулы-1") и т.д.

На подарки совершенно не обязательно наносить логотип вашей компании. Но если уж вам без этого не обойтись - постарайтесь чтобы он был как можно незаметнее.

Подарки VIP-гостям (вашим клиентам, спонсорам, партнерам и прочим контрагентам, с которыми работает ваша компания) призван показать ваше к ним уважение, продемонстрировать, как вы цените отношения с этими людьми. Кроме того, качество преподнесенного подарка отразится и на их мнении об уровне вашей компании.

VIP-подарки могут быть только индивидуальными (для каждого приглашенного - особенный). И на этих подарках не должно быть никакой корпоративной символики. А по поводу того, что именно дарить VIP-приглашенным - здесь не может быть однозначных советов. Главное, что бы ваш подарок был достаточно дорогим, возможно даже пафосным. Так, например, мужчине можно преподнести бутылку дорогого выдержанного коньяка, а если вы точно знаете, что он курит - то хьюмидор или набор сигарных аксессуаров. Хорошим подарком партнеру может стать и книга - роскошно изданный альбом по искусству или истории города, или, например, дорогой, хорошо иллюстрированный фолиант о сигарах, спиртных напитках (псовой охоте, игре в гольф и т.д.).

А когда же вручать подарки?

Если вы приготовили отдельные подарки для некоторых ваших сотрудников и для VIP-гостей, и вам необходимо подчеркнуть факт их вручения, тогда необходимо внести награждение в сценарий мероприятия, заранее продумав, на каком этапе праздничной программы, кто и как именно будет их вручать.

Если же на вашем празднике предусмотрены одинаковые подарки для всех приглашенных (например, на новогодней вечеринке), то вручать эти подарки лучше всего в конце праздника, после завершения шоу-программы или вообще на выходе. Иначе ваши гости рискуют потерять свои подарки в суматохе праздника или просто забыть их.

После праздника

Хорошим тоном считается разослать сразу же после праздника письма или открытки всем, пришедшим на ваше мероприятие гостям, с выражениями своей признательности за то, что они посетили ваш вечер. Проявленное таким образом ваше к ним уважение непременно сыграет свою положительную роль при дальнейшем сотрудничестве.

Желательно также, письменно поблагодарить компании, которые помогли вам этот праздник организовать. Для них такие документы очень важны (потом они часто используют их в качестве рекомендательных писем).

Не нужно забывать и своих сотрудников, ведь праздник, в первую очередь, устраивался для них. В больших компаниях недавно прошедшему празднику можно посвятить специальный выпуск корпоративной газеты, или сделать внутрифирменную электронную рассылку с наиболее интересными фотографиями, поздравлениями победителей конкурсов и т.д. В небольших, по количеству персонала фирмах руководство может и лично поблагодарить всех за участие в мероприятии, особенно отметив тех, кто как-то себя проявил.


Ну и последнее: подводя итоги прошедшего мероприятия, полезно проанализировать допущенные ошибки, и, учитывая приобретенный опыт, начинать готовиться к следующему торжеству.


Сергей Волчук
дополнительные материалы: allcafe.info

Обсудить статью на форуме